Co to jest przepływ pracy? Przewodnik dla początkujących dotyczący zarządzania przepływem pracy

Jeśli spojrzysz na stronę główną Google, aby dowiedzieć się, czym jest przepływ pracy, pierwszym wynikiem będzie dosłownie definicja słownikowa.

Sekwencja procesów przemysłowych, administracyjnych lub innych, przez które przechodzi dzieło od jego rozpoczęcia do zakończenia.

Następnie masz definicję Kissflow, która nie jest wcale jaśniejsza:

Sekwencja zadań przetwarzających dane określoną ścieżką od inicjacji do zakończenia.

A potem jest, cóż, ta strona. A jak definiujemy przepływ pracy?

how to put grammarly on word

Przepływ pracy to sposób, w jaki wykonujesz pracę.

Teraz do czegoś zmierzamy.

Co to jest przepływ pracy?

Przepływy pracy to seria kroków, które należy wykonać w procesie.

Pomyśl o tym dosłownie jako o pracy przechodzącej z jednego etapu do drugiego, niezależnie od tego, czy dzieje się to za pośrednictwem współpracownika, narzędzia, czy innego procesu. Możesz wykonać pełny przepływ pracy samodzielnie (np. pisanie, edytowanie i publikowanie wpisu na blogu) lub może on obejmować wiele osób (np. wystawianie faktury klientowi).

Dlaczego przepływy pracy są ważne?

W przypadku firm przepływ pracy może stać się niezwykle skomplikowany.

Pomyśl o procesie onboardingu swojego pracownika. Aby poprawnie zakończyć ten proces, konieczne jest współdziałanie kilku różnych działów. Oprócz utraty nowego talentu, złe wdrożenie może również prowadzić do poważnych problemów związanych z przestrzeganiem zasad.

To na tym poziomie należy je odpowiednio monitorować, zarządzać i optymalizować, aby mieć pewność, że są tak wydajne, jak to tylko możliwe.

Jaka jest różnica między przepływami pracy a procesami?

Przepływ pracy I proces często używane zamiennie. Biorąc pod uwagę, że często występują jako dopasowany zestaw, jest to zrozumiałe.

Powyższy obraz przedstawia główne różnice między przepływami pracy i procesami, ale głównym punktem jest:

A proces jest metodą stosowaną dokonywać sekwencja zajęcia .

A przepływ pracy jest narzędzie wykorzystywany do ułatwić tę metodę .

Jeśli wrócimy do przykładu wdrożenia pracownika, proces ten składa się z różnych kroków, które należy podjąć, takich jak:

• Dokumentacja wypełniona
• Stacja robocza skonfigurowana
• Szkolenie

Przepływ pracy przedstawia te kroki w przejrzystej strukturze, dzięki czemu łatwo jest zwizualizować, co należy zrobić na diagramie lub liście kontrolnej.

Najlepsze praktyki dotyczące przepływu pracy

Aby zbudować efektywny przepływ pracy, należy odpowiedzieć na trzy ważne pytania:

• Jakie dokładnie prace należy wykonać?
• Kto jest odpowiedzialny za każde zadanie?
• Ile czasu zajmie każde zadanie?

Odpowiadając na te pytania i porządkując odpowiedzi w formie wykresu lub procesu, uzyskujesz przepływ pracy.

Mierząc pracę, którą należy wykonać, możesz zarządzać optymalizacją jej wykonania. W przeciwnym razie nie będziesz miał pojęcia, co się dzieje i gdzie leży wąskie gardło w działaniu Twojego zespołu.

Etapy przepływu pracy

Budowa przepływu pracy sprowadza się do 5 etapów:

1. Określ zadania, które należy wykonać
2. Określ, kto jest odpowiedzialny za te zadania
3. Uporządkuj zadania w sekwencję
4. Przetestuj przepływ pracy
5. Przejrzyj i powtórz

Niezbędne jest ciągłe doskonalenie, jeśli chodzi o utrzymanie przepływów pracy. Dokonywanie tych drobnych poprawek sprawi, że Twój przepływ pracy będzie obejmował tylko najbardziej potrzebne i aktualne zadania – i nie będziesz musiał tracić czasu na większe zmiany w przyszłości.

Trzy podstawowe elementy przepływu pracy

Chociaż liczba zadań w każdym przepływie pracy może wahać się od 8 do 80, każdy przepływ pracy składa się z 3 podstawowych elementów:

Spust:Zdarzenie rozpoczynające przepływ pracy. Może to być działanie, decyzja, konkretny czas lub reakcja na coś.Seria zadań/pracy:Obejmuje to wszystkie zadania, osoby i elementy dostarczane w ramach przepływu pracy.Wyniki:Co generuje przepływ pracy. Rezultatem może być coś namacalnego, np. zakup usługi, lub coś bardziej abstrakcyjnego, jak dostęp do określonych informacji.

Seria zadań zajmie większość przepływu pracy, ale zarówno czynnik wyzwalający, jak i wyniki są równie ważne. Jeśli nie wiesz, gdzie powinien rozpocząć się i zakończyć proces, przepływ pracy będzie całkiem bezużyteczny.

Rodzaje przepływów pracy

Ponieważ zawsze najlepiej jest robić wszystko trójkami, istnieją trzy podstawowe typy przepływu pracy, z którymi się spotkasz:

• Przepływ pracy w projekcie
• Proste przebiegi procesów
• Warunkowy przebieg procesu

Dokładne określenie różnic między tymi typami może być czasami trudne, ale tak jak w przypadku wszystkiego, musisz upewnić się, że używasz narzędzia odpowiedniego do tego zadania.

Przepływ pracy w projekcie są najbardziej uproszczonym typem. Są to zazwyczaj jednorazowe przepływy pracy zaprojektowane tak, aby utrzymać projekt na właściwej drodze, aby produkty były dostarczane na czas, odpowiedzialność była jasna, a Twój zespół nie doświadczał żadnych wąskich gardeł.

Możesz mieć możliwość ponownego wykorzystania części przepływu pracy w projekcie. Na przykład zespół ds. treści tworzy wiele fragmentów treści.

Każdy z nich to mały projekt. W zależności od wielu czynników dokładne kroki nie zawsze są takie same. Od całego procesu Jest możemy jednak ponownie wykorzystać proces tworzenia treści do celów badawczych, recenzji i próśb o zdjęcia.

Następnie masz prosty przebieg procesu . Ten typ przepływu pracy obejmuje wszystkie przewidywalne i powtarzalne zadania. Wysłanie faktury lub zatwierdzenie urlopu to proste procesy.

Nieważne co: Nic się nie zmienia. Przepływ pracy przebiega dokładnie w ten sam sposób przy każdym uruchomieniu przepływu pracy.

Prosty.

Wreszcie jest warunkowy przebieg procesu . W tych przepływach pracy używana jest forma Jeśli następnie logika strukturyzująca proces.

To powieść z cyklu „Wybierz własną przygodę”: jeśli chcesz zbadać loch, przejdź do zadania 13. Jeśli chcesz zbadać miasto, przejdź do zadania 22.

W Process Street nazywamy to logiką warunkową, która tworzy rozgałęzione ścieżki w ramach tego samego przepływu pracy. To świetne rozwiązanie, ponieważ oznacza, że ​​w przypadku takich rzeczy jak wprowadzenie na pokład lub zgłoszenia pomocy potrzebny jest tylko jeden przepływ pracy w wielu sytuacjach.

Przepływ pracy przy wdrażaniu klienta Payroll Processors jest doskonałym przykładem tego, co dokładnie może zrobić logika warunkowa:

Jak firmy przetwarzające płace wykorzystują logikę warunkową Process Street do wdrażania klientów

Optymalizacja przepływu pracy

Niedawno natknąłem się na post na LinkedIn, który mówił o modnych słowach i żargonie biznesowym. Te modne hasła zostały podzielone na dwa typy:

• Zbyt niejasne, aby można je było opisać w jakikolwiek inny sposób (pomyśl o dynamice i jej kohortach)
• Tak oczywiste, że nie trzeba ich było mówić (innowacyjność, zorientowanie na klienta itp.)

Optymalizacja przypomina trochę te modne hasła. Wszyscy wiemy, co oznacza optymalizacja w słowniku. Wszyscy wiemy, że to dobra rzecz. Wszystko jest zawsze lepsze, gdy jest zoptymalizowane.

Ale co oznacza optymalizacja w odniesieniu do przepływu pracy? Co Jest zoptymalizowany przepływ pracy i jak go uzyskać?

Ciągłe doskonalenie

Stworzenie przepływu pracy to dopiero pierwszy krok. Bez odpowiedniej uwagi przepływ pracy może łatwo ugrzęznąć w wyniku nieefektywności i zbędnych zadań.

W tym miejscu pojawia się ciągłe doskonalenie. Okresowo sprawdzając przepływy pracy, możesz mieć pewność, że są aktualne i odpowiadają Twoim potrzebom. Następnie możesz zdecydować, czy chcesz wprowadzić stopniowe, czy przełomowe zmiany w swoich procesach i sposobie działania przepływów pracy.

Zmiany przyrostowe są w zasadzie tym, na co wyglądają: drobne poprawki i ulepszenia, które wprowadzasz, gdy tylko je napotkasz.

Zmiany przełomowe to duże zmiany zwykle wprowadzane w drodze przeglądu grupowego i procesu decyzyjnego. Chociaż może się okazać, że dość często wprowadzasz zmiany przyrostowe, jeśli zauważysz, że wprowadzasz głównie zmiany przełomowe, musisz ponownie ocenić swój przepływ pracy (a być może nawet swój proces).

Six Sigma, DMAIC, Lean i Kaizen to naprawdę przydatne narzędzia do wdrażania ciągłych ulepszeń.

Automatyzacja przepływu pracy

Automatyzacja jest racją bytu przepływu pracy.

Przepływy pracy przejmują wszystkie te szalone, intuicyjne procesy i porządkują je. Nie oznacza to jednak, że automatyzacja jest wbudowana w przepływ pracy – ani nawet, że każdy przepływ pracy wymaga automatyzacji.

Jeszcze zdezorientowany?.

Automatyzacja przepływu pracy polega na identyfikowaniu, które części procesu można wykonać bez większego – lub żadnego – zaangażowania człowieka.

Oto kilka przykładów rzeczy, które możesz zautomatyzować:

• Wysyłanie standardowego e-maila powitalnego
• Przesyłanie danych do arkusza kalkulacyjnego
• Dodawanie wydarzenia do kalendarza
• Przetwarzanie płatności

Są to wszystkie powtarzalne zadania, które mogą zająć tylko kilka minut, ale te minuty się sumują.

Plus, tym większe ryzyko błędu ludzkiego. Pomyśl o tym: masz przed sobą godziny wprowadzania danych. Cały dzień siedziałem i wpisywałem liczby w kolumny, a największe podekscytowanie wywołało pojawienie się Tony’ego z pączkami tego ranka.

Zaczynasz z dobrymi intencjami, ale w którym momencie zaczynasz działać na autopilocie? W którym momencie przypadkowo trafisz dodatkowe zero i w rezultacie obciążysz klienta kwotą 5000 USD zamiast 500 USD? Lub odwrotnie? Oboje są źli.

Dlatego automatyzujesz.

Po określeniu, które zadania należy zautomatyzować, wdrożenie jest dość proste. Dzięki oprogramowaniu takiemu jak Zapier możesz skonfigurować integracje, aby połączyć wyzwalacz w jednej aplikacji z wynikiem w innej.

Dane wprowadzasz raz. Jest wysyłany we wszystkie miejsca, w których powinien się znaleźć. Masz pełną dokładność we wszystkich kanałach, a kosztuje Cię tylko czas potrzebny na kliknięcie przycisku.

Korzyści z przepływu pracy

Przepływ pracy zmniejsza ilość odpadów. Zmarnowany czas, zmarnowany wysiłek, zmarnowane zasoby.

Planując swoje procesy, będziesz w stanie określić, gdzie występują wąskie gardła i zbędne zadania. Kiedy już wiesz, gdzie się znajdują, możesz je wyeliminować. Wtedy Ty i Twój zespół będziecie mogli skupić się na niezbędnych zadaniach.

Przepływy pracy doskonale nadają się również do komunikacji, odpowiedzialności i przejrzystości. Przepływ pracy powinien jasno określać, kto jest odpowiedzialny za co i kiedy produkt powinien zostać ukończony. Nie musisz mikrozarządzać swoim zespołem. Twój zespół nie musi być zarządzany w skali mikro. Wszyscy są szczęśliwsi.

Ponieważ każdy aspekt procesu jest dokumentowany w przepływie pracy, każdy w zespole ma potrzebne informacje, kiedy ich potrzebuje. Ograniczenie nieporozumień w komunikacji poprawia produktywność i sprawia, że ​​Twój zespół jest znacznie mniej sfrustrowany swoimi zadaniami i sobą nawzajem.

Wyzwania związane z przepływem pracy

Przepływ pracy wymaga ciągłej uwagi. Nie można po prostu go zbudować i oczekiwać, że będzie działał idealnie przez całe życie. Musisz to utrzymać.

Utrzymanie przepływu pracy może być czasochłonne i skomplikowane – zwłaszcza jeśli nie praktykowałeś zasad ciągłego doskonalenia.

Jednak brak regularnej konserwacji powoduje poważne problemy:

• Niedokładne szacunki czasu/kosztów
• Błędy w komunikacji
• Pomijanie lub zapominanie ważnych kroków
• Zatwierdzenia stosowane bez testów – lub niezastosowane, jeśli zajdzie taka potrzeba
• Kosztowne wąskie gardła

Pomyśl o przepływie pracy jak o samochodzie. Samochody są naprawdę przydatne i wydajne. Zwykle możesz zrobić więcej w krótszym czasie, jadąc samochodem niż chodząc.

print addresses on envelopes

Poza tym nie musisz nosić wszystkiego.

Ale samochody wymagają przeglądów. Niektóre są drobne – nowe opony, wymiana oleju, testy emisji i tak dalej. Czasami trzeba zainwestować trochę więcej – na przykład w nowy rozrusznik lub pasek klinowy. Same w sobie te rzeczy nie są tak naprawdę wielką sprawą.

Jeśli jednak zdarzyło Ci się zbyt długo nie wymieniać oleju, wiesz dokładnie, jak ważna może być regularna konserwacja.

Narzędzia i dostawcy oprogramowania do przepływu pracy

Jeśli skorzystasz z Google Workflow (co oczywiście zrobiłeś), zobaczysz dokładnie, ile rodzajów oprogramowania do przepływu pracy jest dostępnych. Kiedy dopiero zaczynasz korzystać z przepływów pracy – a tak jest – trudno jest określić, który z nich oferuje dokładnie to, czego potrzebujesz, aby uzyskać najlepszą wartość.

Oto kilka naszych ulubionych narzędzi do budowania przepływu pracy:

Stół powietrzny to sposób, w jaki utrzymujemy porządek. Z Stół powietrzny możesz skonfigurować spersonalizowane widoki, niestandardowe tablice Kanban i zautomatyzować wszystko, od utworzenia rekordu po wysłanie wiadomości e-mail.

patrzę to doskonałe narzędzie do opisywania przepływu pracy. patrzę działa jak tablica do współpracy, na której cały Twój zespół – zdalny lub osobisty – może współpracować, aby zbudować to, czego potrzebujesz.

Luźny to uniwersalne centrum wiadomości dla niemal każdego zespołu. Czemu nie? Luźny integruje się z prawie wszystkimi aplikacjami, z którymi pracujesz. Możesz dołączać do czatów, nagrywać filmy i udostępniać pliki wszystkim członkom swojego zespołu – lub tylko jednej osobie. Są też GIF-y. Kto nie kocha dobrego GIF-u?

Ulica Procesowa. Wiedziałeś, że to nadchodzi, prawda? Przepływy pracy Process Street stanowią centralny rdzeń wszystkiego, co robimy. Żądania PTO, wdrożenie, pomoc techniczna, utworzenie tej strony… Wszystko odbywa się przy użyciu przepływu pracy. I – albo za pośrednictwem Zapiera, albo naszego autorskiego oprogramowania Automations – wszystkie te przepływy pracy można połączyć ze Slackiem, Airtable i resztą naszego pakietu oprogramowania.

Jak wygląda przepływ pracy?

Oto zarys procesu:

W szczególności jest to zarys naszego procesu tworzenia treści. Przepływ pracy w tym procesie obejmuje o wiele, wiele więcej kroków, różnorodne ścieżki warunkowe i mnóstwo automatyzacji.

Ale to tu się zaczęło. Osiem kroków prowadzących od początku zadania do publikacji.

Gdybyś poprosił kogoś z zespołu ds. treści o opisanie tego procesu, założę się, że nie byłby on tak zwięzły ani tak szczegółowy. Niektóre kroki zostałyby szczegółowo omówione, inne pominięte, a sam opis byłby prawdopodobnie dość nieliniowy.

Tak właśnie działają ludzkie mózgi. Dlatego ważne jest, aby zarysować proces przed zbudowaniem przepływu pracy.

Teraz każdy z tych ośmiu kroków staje się sekcją w przepływie pracy. Następnie dzielimy każdy krok na poszczególne zadania.

Przykładowo w pierwszym kroku Writer otrzymuje zadanie, zadania przepływu pracy wyglądają mniej więcej tak:

1. Temat został wybrany (rekord Airtable wygenerowany przez Slack)
2. Ustawiony termin płatności (dodany do kalendarza poprzez przepływ pracy Process Street)
3. Ustawiono datę publikacji (dodano do kalendarza poprzez przepływ pracy)
4. Edytor jest przypisany (rekord Airtable zaktualizowany poprzez przepływ pracy)
5. Przypisano zespół projektowy (rekord Airtable wygenerowany za pośrednictwem Airtable)
6. Pisarz otrzymuje zadanie (powiadomienie otrzymane za pośrednictwem Slack i Process Street)

Każde z tych sześciu zadań jest podzielone na jedną akcję. Upraszcza to proces i gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte. Bez tych automatyzacji bardzo łatwo byłoby przypadkowo ustawić termin, ale nie datę publikacji.

Gdyby te daty zostały wprowadzone ręcznie dla wszystkich, każdy członek zespołu mógłby w efekcie pracować nad różnymi terminami, co mogłoby spowodować poważne wąskie gardła w przyszłości.

Jak maksymalnie wykorzystać przepływ pracy

Pamiętaj, że przepływ pracy jest narzędziem. To przydatne narzędzie i wszechstronne narzędzie, ale nie może zrobić wszystkiego.

Budując swój przepływ pracy, musisz dobrze zrozumieć proces, nad którym pracujesz i wynik, który chcesz osiągnąć. Określ, które zadania można zautomatyzować, a które wymagają bardziej praktycznego podejścia.

A co najważniejsze, pracuj nad tym dalej. Dobry przepływ pracy stale się zmienia, ponieważ Twój proces – i Twoje potrzeby – będą się stale zmieniać. Jeśli coś w Twoim przepływie pracy stało się zbędne lub nieistotne, pozbądź się tego. Jeśli dodasz nowy krok do procesu, pamiętaj o dodaniu go również do swojego przepływu pracy.

Dobry przepływ pracy powinien ułatwiać pracę, a nie ją komplikować.