Co to jest certyfikacja ISO 9001? Jak zdobyć certyfikat (dla początkujących)

Certyfikat ISO 9001 to międzynarodowy standard definiujący system zarządzania jakością (QMS). Przedstawia różne kryteria (lub standardy) definiujące zasady zarządzania jakością, takie jak koncentracja na kliencie, optymalizacja przywództwa i zarządzania w organizacji, doskonalenie i dostrajanie procesów wewnętrznych oraz ogólne metody ciągłego doskonalenia.

Rozłóżmy każdy ze składników certyfikacji ISO 9001.

ISO

ISO lub Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna to międzynarodowy organ ustanawiający standardy z siedzibą w Genewie w Szwajcarii. Składa się z grupy różnych przedstawicieli z szerokiego zakresu zastrzeżonych, przemysłowych i komercyjnych organizacji normalizacyjnych.

Zasadniczo jest to organizacja odpowiedzialna za definiowanie i wdrażanie wszystkich tych standardów .

Sama ISO tak naprawdę niczego nie certyfikuje. Wszystkie certyfikaty są przeprowadzane przez organizacje zewnętrzne.

9001

Liczba znajdująca się po ISO jest identyfikatorem normy. ISO 9001 to jedna z najbardziej znanych norm ISO, definiująca kryteria ogólnych systemów zarządzania jakością.

ISO 9001 jest częścią szerszej rodziny ISO 9000. Wszystkie standardy w ramach ISO 9000 odnoszą się do zarządzania jakością.

Zasadniczo norma ta ma na celu pomóc organizacjom w efektywniejszym i skuteczniejszym zaspokajaniu potrzeb swoich klientów.

Co najmniej milion firm i organizacji w ponad 170 krajach posiada certyfikat ISO 9001.

Orzecznictwo

ISO 9001 to także jedyny standard w rodzinie 9000 które mogą być certyfikowane. Certyfikat ten nie jest wymagany, a organizacje mogą nadal wdrażać zasady ISO 9001 nieformalnie, bez konieczności uzyskiwania certyfikatu.

Technicznie rzecz biorąc, certyfikat mogą uzyskać tylko organizacje. Osoby fizyczne mogą jednak zostać Certyfikowanymi audytorami wiodącymi lub rejestratorami w celu przeprowadzania audytów organizacji.

Certyfikacja obejmie zazwyczaj całą organizację, ze szczególnym uwzględnieniem konkretnych obiektów lub działów dostosowanych do poprawy wyników w tym obszarze.

Oto krótkie zestawienie najważniejszych informacji na temat normy ISO 9001:

• ISO 9001 to międzynarodowa norma dotycząca systemu zarządzania jakością (QMS).
• ISO 9001 jest częścią większej rodziny ISO 9000.
• ISO 9001 to jedyna norma, która może być certyfikowana. Nie ma czegoś takiego jak certyfikat ISO lub certyfikat ISO 9000, jest tylko certyfikat ISO 9001.
• Osoby fizyczne nie mogą uzyskać certyfikatu ISO 9001; raczej organizacje lub firmy uzyskują certyfikat.
• Osoby fizyczne mogą jednak uzyskać certyfikat certyfikowanego audytora wiodącego ISO 9001, który umożliwia im audytowanie innych firm.
• Wielkość organizacji nie ma znaczenia. Może to być 1 osoba lub 100 000.
• ISO 9001 to ogólny standard zarządzania jakością – nie ma znaczenia, w jakiej branży działasz.
• ISO 9001 jest normą skoncentrowaną na procesie, w przeciwieństwie do normy skoncentrowanej na produkcie. Nie ma na celu definiowania jakości produktu (chociaż jeśli Twój proces jest dobry, to Twój produkt też powinien taki być).

Co oznacza posiadanie certyfikatu ISO 9001?

Organizacje posiadające certyfikat ISO 9001 z sukcesem wdrożyły system zarządzania jakością zgodny ze wszystkimi wymaganiami wyszczególnionymi w normie ISO 9001.

Częścią certyfikacji ISO 9001 jest upewnienie się, że obszary wymagające poprawy zostały zidentyfikowane i podjęte w nich działania. W związku z tym można założyć, że organizacje posiadające certyfikat ISO 9001 dostarczają produkty i/lub usługi spełniające rygorystyczne standardy zarządzania jakością.

Co to jest system zarządzania jakością?

how to remove gray shading in word

System zarządzania jakością ma kluczowe znaczenie dla normy ISO 9001. W najprostszej formie system zarządzania jakością to zbiór zasad lub wytycznych dotyczących standardowych procedur operacyjnych, których można użyć do pomiaru jakości różnych aspektów swojej działalności.

Pomyśl o tym jak o zbiorze zasad, procesów i udokumentowanych procedur, które definiują idealny sposób, w jaki chcesz dostarczać swój produkt lub usługę swoim klientom. To prawie jak system zarządzania procesami biznesowymi, z tą różnicą, że skupia się na kontroli jakości.

Każdy SZJ będzie inny, dostosowany do potrzeb i celów firmy go stosującej. Norma ISO 9001 (i bardziej ogólnie rodzina ISO 9000) zapewnia zestaw wytycznych, które pomogą Ci zaprojektować i wdrożyć skuteczny system zarządzania jakością.

System zarządzania jakością można zrozumieć dzieląc go na cztery części podstawowe elementy lub etapy:

• Plan
• Do
• Sprawdzać
• Działać

Oczywiście sam system zarządzania jakością nie zapewni automatycznie certyfikatu ISO 9001, ale na tym opiera się cała certyfikacja.

Oprócz 9001 w rodzinie 9000 istnieją dodatkowe standardy, które wspierają wdrażanie systemu zarządzania jakością:

• ISO 9000 definiuje zasady i terminy, na których opiera się ISO 9001,
• ISO 9004 ma na celu poprawę wskaźnika powodzenia systemu zarządzania jakością określonego w normie 9001.

Aby uzyskać bardziej szczegółowy wgląd w wewnętrzne działanie SZJ, zapoznaj się z naszym artykułem o systemie zarządzania jakością.

Dlaczego ISO 9001 jest ważne

Certyfikat zgodności z normą ISO 9001 jest uznawany na arenie międzynarodowej symbol prestiżu i zapewnienie jakości. Zakłada się, że certyfikowane organizacje osiągnęły spójny system zapewniający wysoki poziom zadowolenia klientów i ciągłego doskonalenia.

Korzyści z certyfikatu ISO 9001

Istnieją szeroki zakres świadczeń co sprawia, że ​​certyfikacja ISO 9001 jest ważnym czynnikiem dla każdej organizacji. Poniżej wymieniłem główne korzyści.

Korzyści z certyfikacji ISO 9001 dla Twojej firmy :

• Zwiększony potencjał zysku i udział w rynku
• Oszczędność czasu dzięki bardziej efektywnemu zarządzaniu zasobami
• Zmniejszenie lub wyeliminowanie powtarzających się problemów i anomalii
• Poprawa wizerunku i wiarygodności marki
• Praca ręczna jest ograniczona dzięki integracji procesów i automatyzacji procesów
• Wydajność i skuteczność organizacji poprawia się dzięki wykorzystaniu danych i dowodów w procesie podejmowania decyzji

Podejście ISO 9001 uwzględnia zarówno poszczególne procesy, jak i wzajemne oddziaływanie wszystkich tych procesów. Badając powiązania pomiędzy wszystkimi procesami biznesowymi w kontekście SZJ, możesz zlokalizować obszary wymagające poprawy i optymalizacji.

Wykorzystywanie danych i dowodów w celu podejmowania decyzji jest konieczne, jeśli chcesz osiągnąć swoje cele biznesowe. Niezbędne jest także zbieranie odpowiednich raportów i odpowiednie dokumentowanie procesów, aby przede wszystkim mieć dane do pracy. Systemy zarządzania jakością są w tym dobre i zapewniają ramy dla dokumentację wszystkich procesów w Twojej firmie.

Korzyści z certyfikacji ISO 9001 dla Twoich klientów :

• Daje pewność, że jesteś niezawodnym dostawcą wysokiej jakości
• Zadowolenie klienta jest głównym celem ISO 9001
• Na opinie klientów można szybko i skutecznie reagować
• Planowanie z wyprzedzeniem oznacza, że ​​problemy są rozwiązywane, zanim spowodują problemy dla Twoich klientów

Jednym z najważniejszych czynników napędzających wdrażanie systemów zarządzania jakością jest koncentracja na poprawie satysfakcji klienta poprzez identyfikację jego potrzeb i celów. Większe zadowolenie klientów prowadzi następnie do kontynuacji działalności.

Kiedy dla klienta będzie jasne, że osiągnąłeś wysokie standardy jakości wymagane przez certyfikat ISO 9001, chętniej obdarzy Cię zaufaniem.

Korzyści z certyfikacji ISO 9001 dla Twoich pracowników

• Miejsca pracy są bezpieczniejsze dzięki lepszym wynikom biznesowym
• Pracownicy zgłaszają większą satysfakcję z pracy i szczęście w miejscu pracy dzięki jasnemu zdefiniowaniu i usprawnieniu swoich ról (co i jak to zrobić)
• Szkolenia, wdrożenie i zasoby edukacyjne są łatwiej dostępne dzięki ulepszonemu planowaniu i strukturze organizacyjnej
• Wdrożenie SZJ może sprzyjać: Kultura firmy ciągłego doskonalenia
• Pracownicy stają się bardziej zaangażowani i czują się bardziej odpowiedzialni za procesy, z których korzystają

Wspieranie kultury ciągłego doskonalenia może pomóc poprawić morale pracowników (a także ogólne szczęście w miejscu pracy), sprawiając, że pracownicy poczują się aktywnie zaangażowani i odpowiedzialni za rozwój, wdrażanie i optymalizację procesów, których używają w pracy. codziennie.

Poza tym logiczne jest, że osoby podejmujące decyzje dotyczące zaprojektowania i optymalizacji konkretnego procesu to te, które faktycznie z nich korzystają na co dzień.

Łącząc wszystkich pracowników w celu rozwijania i ulepszania istniejących procesów, nie tylko wspierasz kulturę ciągłego doskonalenia, ale także dostosowujesz pracowników do celów organizacji jako całości.

Jak uzyskać certyfikat ISO 9001

Aby uzyskać certyfikat, zasadniczo należy wdrożyć system zarządzania jakością zgodnie z najnowszą normą ISO 9001 w celu ustanowienia systemu zarządzania jakością, a następnie przystąpić do audytu tego systemu zarządzania jakością przez certyfikowanego audytora.

remove chat from taskbar

Efektem jest certyfikacja, która zazwyczaj trwa trzy lata, po czym organizacja będzie musiała zostać ponownie certyfikowana.

Z technicznego punktu widzenia uzyskanie certyfikatu ISO 9001 jest możliwe wyłącznie w przypadku organizacji, ale dla przejrzystości zamieściłem sekcję opisującą, w jaki sposób dana osoba może zostać jednostką certyfikowaną (CB lub rejestratorem) w celu przeprowadzania certyfikacji audyty dla organizacji.

Dla organizacji

Należy jasno powiedzieć, że ISO 9001 nie jest grupą, do której organizacje mogą się po prostu dołączyć. Jest to certyfikat, który należy uzyskać w ramach konkretnego procesu audytu.

Aby uzyskać certyfikat ISO 9001, należy:

1. Zbudować i wdrożyć system zarządzania jakością zgodny z zasadami najnowszej normy ISO 9001
2. Zleć audyt przeprowadzony przez jednostkę certyfikowaną (CB lub rejestratora), aby ocenić działanie Twojego systemu zarządzania jakością w odniesieniu do najnowszej normy ISO 9001.
3. Jeśli pomyślnie przejdziesz, certyfikat będzie musiał zostać ponownie certyfikowany po trzech latach (i co kolejne trzy lata), aby upewnić się, że nadal spełniasz standardy (a także wszelkie nowe zmiany w standardzie)

Dla klientów indywidualnych

Jak stwierdzono powyżej, ISO 9001 nie jest normą osobistą i dlatego osoby takie nie mogą uzyskać certyfikatu. Mogą jednak zostać biegłymi rewidentami po odbyciu 5-dniowego szkolenia.

Bezpłatne szablony ISO 9001

Najłatwiejszym sposobem zrozumienia pierwszych kroków w kierunku certyfikacji ISO 9001 jest zobaczenie przykładu, jak system zarządzania jakością może wyglądać w praktyce.

Poniższy szablon Process Street zawiera pełny zarys Mini-Podręcznika Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001:2015:

Szablon jest całkowicie darmowy: wystarczy założyć darmowe konto Process Street (zajmuje to około dwóch minut) i można od razu do niego przejść.

Możesz także użyć poniższego szablonu jako przykładu tego samego systemu zarządzania jakością, w pełni wypełnionego i wypełnionego w kontekście fikcyjnej firmy marketingowej:

Process Street to oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi umożliwiające projektowanie, wdrażanie, monitorowanie i optymalizację przepływów pracy. Został zaprojektowany tak, aby powtarzające się zadania były szybkie, przyjemne i łatwe.

how to type a bullet point

Obejrzyj ten film, aby uzyskać szybkie wprowadzenie:

Podział ISO 9001

Rzeczywista, oficjalna norma ISO 9001 zdefiniowana przez ISO jest podzielona na 10 sekcji.

Prawdziwe mięso standardu znajduje się w ostatnich siedmiu sekcjach, więc pierwsze trzy są tu poruszone tylko. Poniżej opisałem zawartość każdego z nich.

Sekcje 1, 2 i 3: Wprowadzenie, odniesienia i definicje

Pierwsze trzy sekcje mają głównie charakter wprowadzający i zawierają ogólne informacje na temat celów organizacji, a także odniesienia do terminów i definicji ISO.

Na potrzeby tego artykułu i w interesie zrozumienia procesu uzyskiwania certyfikatu ISO nie są one istotne.

Sekcja 4: Kontekst organizacji

W tej części omówiono próbę zrozumienia organizacji w jej obecnym kontekście. Kontekst w tym sensie odnosi się do kwestii wewnętrznych i zewnętrznych, które mogą mieć wpływ na kierunek strategiczny, a także do listy zainteresowanych stron i interesariuszy.

Kontekst obejmuje także zakres systemu zarządzania jakością, w tym pełną listę procedur zakładowych.

Sekcja 5: Przywództwo

Ten dotyczy zasadniczo zdefiniowania roli różnych decydentów w projektowaniu i realizacja systemu zarządzania jakością.

Zwykle zawiera listę odpowiednich osób wraz z ich rolami i obowiązkami oraz sposobem, w jaki uwzględniają one wdrażanie SZJ.

Ta sekcja powinna jasno przedstawiać zaangażowanie kierownictwa w zapewnienie satysfakcji klienta, szczegółową definicję polityki jakości oraz różne role i obowiązki istotne dla QMS w całej organizacji.

Sekcja 6: Planowanie

Funkcją tej sekcji jest jasne przedstawienie ryzyka i możliwości wdrożenia SZJ, a także jasnych celów poprawa oraz plany osiągnięcia tych celów.

Zawarcie analizy SWOT w tej sekcji jest przydatne do dostosowania celów ulepszeń do istniejących zagrożeń i możliwości.

Sekcja 7: Wsparcie

Wsparcie zasadniczo koncentruje się na zarządzaniu i alokacji zasobów w projektowaniu i wdrażaniu SZJ.

Obejmuje zasoby ludzkie, budynki, infrastrukturę, środowisko pracy, wiedzę organizacyjną, zasoby monitorujące i śledzące.

Zwykle w tym miejscu definiowane są również dokumenty i zapisy wymagane dla wszystkich procesów w organizacji.

Sekcja 8: Działanie

W tej sekcji opisano wszystko, co dotyczy planowania i wdrażania produktów lub usług w Twojej organizacji.

Obejmuje wymagania dotyczące planowania, wymagania dotyczące cech produktu, projektowania produktu, przeglądu i wszelkich dodatkowych operacji związanych z usługami.

Sekcja 9: Ocena wyników

To wyszczególni wszystko, co jest niezbędne do analizy wydajności SZJ.

Obejmuje to śledzenie i ocenę wszelkich parametrów procesu, ilościowe określanie i ocenę satysfakcji klienta, przeprowadzanie wewnętrznych audytów wydajności oraz ciągły przegląd samego SZJ.

Sekcja 10: Doskonalenie

Ostatnia sekcja zawiera wszystko, co niezbędne do ciągłego doskonalenia SZJ.

Obejmuje to ocenę procesów i podejmowanie działań naprawczych w przypadku procesów uznanych za nieskuteczne.

Na przykład w przypadku korzystania z oprogramowania BPM, takiego jak Process Street, może to przybrać formę ustalenia, czy funkcje szablonu listy kontrolnej, takie jak logika warunkowa lub dynamiczne terminy, można wykorzystać do automatyzacji części procesu.

Obejrzyj ten film, aby poznać więcej pomysłów na wykorzystanie logiki warunkowej w Process Street w standardowych procedurach operacyjnych.

Jak stwierdzono wcześniej w tym artykule, ta sekcja opiera się na cyklu Zaplanuj-Wykonaj-Sprawdź-Działaj, który wykorzystuje każdy z tych etapów do wprowadzenia zmian w organizacji, aż do osiągnięcia końcowego celu, jakim jest kierowanie i doskonalenie wszystkich procesów.

Więcej zasobów ISO

Aby uzyskać dodatkową pomoc na szeroki temat norm ISO i certyfikacji, zapoznaj się z następującymi artykułami:

• Agile ISO: Jak połączyć zgodność z szybkim doskonaleniem procesów
• Jak napisać praktyczny szablon zasad i procedur (zgodny z ISO!)
• Co to jest system zarządzania jakością? Klucz do ISO 9000
• Co to jest audyt ISO? Bezpłatna lista kontrolna samoaudytu ISO 9000 (ISO 9004:2018)

Masz pytania dotyczące uzyskania certyfikatu ISO 9001? Zostaw komentarz poniżej, a my skontaktujemy się z Tobą!