Jeśli masz problem ze stworzeniem szablonu dokumentacji procesu, który byłby zarówno skuteczny, jak i łatwy w użyciu, nie szukaj dalej!
W tym poście przeprowadzę Cię przez wszystkie kroki potrzebne do zaprojektowania szablonu dokumentacji procesu.
Zapewnię Ci nawet najlepsze narzędzia do tej pracy.
Jesteś gotowy?
redlining a word document
Najlepsze szablony dokumentacji procesowej
Poniżej znajdziesz 3 szablony dokumentacji procesu, od których możesz zacząć:
Szablon dokumentacji procesu
Ten ogólny szablon dokumentacji procesu jest cennym narzędziem, którego możesz użyć do stworzenia jasnej i zwięzłej dokumentacji swoich procesów.
Szablon pomaga zidentyfikować granice, kroki i zakres procesu, umożliwiając efektywne definiowanie procesów.
Za pomocą reprezentacji wizualnych, takich jak mapy procesów i schematy blokowe, łatwiej jest zrozumieć sekwencję zadań procesowych oraz powiązane z nimi wejścia i wyjścia.
Lista kontrolna dokumentacji kadrowej
Taki obieg dokumentacji zapewnia zgodność i efektywne zarządzanie kluczowymi procesami HR.
Oferuje kompleksowe i systematyczne podejście do dokumentowania i organizowania niezbędnych dokumentów HR, ułatwiając specjalistom HR dostęp i utrzymanie niezbędnych informacji.
Za pomocą tego szablonu zespoły HR mogą nakreślać i monitorować kluczowe procesy HR, takie jak rekrutacja i wdrażanie, oceny wydajności pracowników, aktualizacje zasad i prowadzenie dokumentacji.
Dokumentując te procesy, organizacje mogą zapewnić spójność i przejrzystość, zmniejszając ryzyko błędów lub przeoczeń.
Lista kontrolna zawiera określone sekcje dla każdego procesu HR, zapewniając ustrukturyzowany format rejestrowania ważnych szczegółów.
Monituje użytkowników o podanie kluczowych informacji, takich jak data, osoba odpowiedzialna oraz wszelkie niezbędne załączniki lub dokumenty uzupełniające.
Dzięki takiemu poziomowi szczegółowości specjaliści HR mogą prowadzić dokładne i aktualne zapisy, które mogą być niezbędne do zapewnienia zgodności z prawem, audytów i ogólnego zarządzania zasobami ludzkimi.
Lista kontrolna dokumentacji zarządzania projektami
Ten szablon zawiera obszerną listę kluczowych dokumentów, które należy utworzyć i utrzymywać przez cały cykl życia projektu.
how to search for specific words
Dzięki tej liście kontrolnej kierownicy projektów mogą upewnić się, że wszystkie niezbędne dokumenty projektowe są księgowane i właściwie zorganizowane.
Zawiera sekcje dotyczące inicjowania projektu, planowania, realizacji, monitorowania i kontroli oraz zamykania projektu. Każda sekcja zawiera podlistę konkretnych dokumentów, które należy utworzyć i którymi należy zarządzać na tym etapie projektu.
Lista kontrolna zawiera również opisy i wyjaśnienia każdego dokumentu, ułatwiając kierownikom projektów zrozumienie ich celu i znaczenia.
Może to być szczególnie pomocne dla osób, które dopiero zaczynają zarządzać projektami lub dla zespołów, które chcą ulepszyć swoje praktyki związane z dokumentacją.
Co to jest szablon dokumentacji procesu?
Szablon dokumentacji procesu to wstępnie zaprojektowany przewodnik umożliwiający utworzenie szczegółowego dokumentu opisującego etapy procesu związane z konkretnym procesem.
Szablony dokumentacji procesu zazwyczaj zapewniają spójny format przechwytywania i prezentowania informacji o procesie.
Można je wykorzystać do tworzenia różnego rodzaju dokumentacji procesowej, takiej jak:
- Standardowe procedury operacyjne (SOP)
- Instrukcja pracy
- Mapy procesów
- Schematy blokowe
- Listy kontrolne
Korzystanie z szablonu dokumentacji procesu pozwoli Ci mieć pewność, że ważne szczegóły nie zostaną przeoczone, a dokument będzie łatwo zrozumiały dla całego zespołu.
Może również poprawić wydajność i efektywność procesów, zapewniając ustandaryzowaną metodę dokumentowania, analizowania i ulepszania procesów.
Dlaczego potrzebujesz szablonu dokumentacji procesu?
Jest kilka powodów, dla których potrzebujesz dokumentacja procesowa szablon. W skrócie:
- Zapewnij spójny format dla dokumentowanie procesów
- Ułatwia Twojemu zespołowi zrozumienie prezentowanych informacji
- Oszczędzaj czas i wysiłek, zapewniając strukturę, która pozwala skupić się na procesie
- Stań się doskonałym narzędziem komunikacyjnym do przekazywania ważnych informacji o procesach
- Można go wykorzystać w przypadku nowych pracowników i do zapewnienia szkoleń odświeżających dla obecnych pracowników
- Pomóż zidentyfikować obszary wymagające poprawy w procesie
Innymi słowy, szablon dokumentacji procesu ułatwi Ci życie, a pracę będzie bardziej uporządkowaną.
Przykłady szablonów dokumentacji procesowej
Tam są różne szablony typy dostępne do tworzenia dokumentów procesów biznesowych. Aby uzyskać najlepsze wyniki, może być konieczne wybranie wielu z nich. Ale ostatecznie będzie to zależeć od Twojej firmy i jej wielkości.
Oto kilka przykładów:
Szablon standardowej procedury operacyjnej (SOP).
Ten szablon jest powszechnie używany przez firmy do tworzenia dokumentów procesowych i procesów biznesowych.
Zwykle zawiera sekcje dotyczące:
- Wejścia procesowe
- Wyjścia procesu
- Obowiązki
- Procedury
- Bibliografia
Szablon schematu blokowego
Schemat blokowy to graficzna reprezentacja procesu lub przepływu pracy.
Pokazuje etapy, punkty decyzyjne i przepływ informacji. Możesz użyć szablonu schematu blokowego, aby utworzyć wizualną reprezentację procesu.
Szablon listy kontrolnej
Lista kontrolna to proste narzędzie służące do sprawdzenia, czy w procesie zostały wykonane wszystkie niezbędne kroki.
Możesz utworzyć listę zadań, kroków lub wymagań, które należy wykonać.
remove reminder in slack
Szablon diagramu toru pływania
Ten typ schematu blokowego przedstawia interakcje pomiędzy różnymi zespołami lub osobami zaangażowanymi w proces.
Wizualizuje podziały, obowiązki i kanały komunikacji pomiędzy różnymi interesariuszami.
Szablon mapowania procesów
Mapa procesu pokazuje przepływ informacji i działań. Użyj go, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy, wąskie gardła i nieefektywności w procesie.
Kroki tworzenia szablonu dokumentacji procesu biznesowego
Ponieważ każda firma jest wyjątkowa i działa na różne sposoby, nie ma jednego uniwersalnego sposobu na utworzenie szablonu dokumentacji procesu.
Krok 1: Określ cel
Najpierw określ cel szablonu.
Sesje burzy mózgów są tutaj przydatne, aby określić, jakiego rodzaju dokumenty procesowe należy utworzyć i jakie informacje powinny one zawierać.
Na przykład, jeśli tworzysz szablon SOP, może być konieczne uwzględnienie sekcji dotyczących:
- Zamiar
- Zakres
- Obowiązki
- Procedury
Krok 2: Zdefiniuj strukturę
Po określeniu celu zdefiniuj strukturę szablonu.
Może to obejmować opisanie różnych sekcji i podsekcji, określenie kolejności ich wyświetlania oraz podjęcie decyzji o poziomie szczegółowości wymaganej dla każdej sekcji.
Krok 3: Zaprojektuj szablon
Następnie zaprojektuj szablon.
Możesz użyć programu Microsoft Word lub Dokumentów Google albo specjalistycznego narzędzia do dokumentowania procesu. Użyj czcionek, kolorów i formatowania, aby szablon był łatwy do odczytania i atrakcyjny wizualnie.
Krok 4: Uwzględnij symbole zastępcze
Dołącz symbole zastępcze dla wszelkich informacji, które będą specyficzne dla dokumentowanego procesu.
Na przykład, jeśli tworzysz szablon SOP, może być konieczne uwzględnienie symboli zastępczych dla nazwy procesu, osoby odpowiedzialnej i związanych z tym kroków.
Krok 5: Przetestuj szablon
Po zaprojektowaniu szablonu przetestuj go, aby upewnić się, że jest funkcjonalny i przyjazny dla użytkownika.
Rozważ poproszenie osoby niezaznajomionej z dokumentacją procesu o przejrzenie szablonu i przekazanie opinii.
Krok 6: Popraw szablon
Na podstawie otrzymanych informacji zwrotnych w razie potrzeby popraw szablon, aby poprawić jego użyteczność i skuteczność.
Krok 7: Roześlij szablon
Na koniec przekaż szablon osobom, które będą go używać do dokumentowania procesów. W razie potrzeby zapewnij szkolenie lub wsparcie, aby mieć pewność, że szablon będzie używany prawidłowo.
Oprogramowanie do tworzenia szablonów dokumentacji procesowej
Ulica Procesowa
Solidna i wielofunkcyjna platforma Process Street to oprogramowanie do zarządzania procesami, które umożliwia tworzenie, śledzenie i zarządzanie procesami.
To oparte na chmurze narzędzie oferuje szeroką gamę szablonów i funkcji, w tym listy kontrolne, przepływy pracy i integracje z innym oprogramowaniem.
Microsoft Word
Znani i lubiani Microsoft Word to oprogramowanie do edycji tekstu, którego można używać do tworzenia szablonów dokumentacji procesów.
MS Word oferuje szereg opcji formatowania i jest dostępny dla większości użytkowników.
disable touch screen on surface pro
Dokumenty Google
Nie lekceważ starego dobrego Dokumenty Google !
Mimo że jest bezpłatny, zawiera kilka przydatnych funkcji, takich jak współpraca wielu użytkowników w czasie rzeczywistym.
Oferuje wiele takich samych funkcji jak Microsoft Word i można uzyskać do niego dostęp z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym.
Szablony dokumentacji procesowej to must-have!
Prawdopodobnie już dobrze rozumiesz szablony dokumentacji procesów i wiesz, dlaczego ich potrzebujesz.
Powtórzmy jednak, że szablon dokumentacji procesu jest niezbędny w każdej firmie. Będzie działać jako przewodnik dla Twojego zespołu i bardzo ułatwi maksymalizację wydajności w całej firmie.
Pamiętaj tylko, aby mądrze wybrać oprogramowanie do zarządzania procesami!
