Zrozumienie bibliotek dokumentów programu SharePoint
Biblioteki dokumentów SharePoint są niezbędne w nowoczesnym zarządzaniu biurem. Te cyfrowe foldery bezpiecznie przechowują pliki, ułatwiając współpracę zespołową i zdalny dostęp.
Organizacja jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu. Zacznij od ustalenia, które dokumenty będziesz przechowywać i sklasyfikowania ich. Nazwij pliki, aby od razu wiedzieć, co to jest, i dołącz metadane, takie jak autorstwo i data utworzenia. Utwórz osobne zestawy dla różnych typów plików lub działów.
Dostosuj swoją stronę programu SharePoint za pomocą przydatnych widoków. Dodaj kolumny, aby łatwiej klasyfikować dokumenty. Uwzględnij stan, daty ważności i poziomy priorytetu. Skorzystaj także z filtrów wyszukiwania. W ten sposób możesz śledzić dokumenty w wielu działach lub podczas pracy nad projektami w zespole.
Kiedyś używałem SharePoint w pracy . Mieliśmy dużo danych i żadnej organizacji. Pilna prośba zamieniła się w misję niemożliwą do wykonania, ponieważ nie mogliśmy znaleźć odpowiednich plików. Rozwiązaliśmy ten chaos za pomocą silne konwencje nazewnictwa oraz tagowanie metadanych , aby szybko strukturyzować dane i zarządzać nimi.
Nie pozwól, aby Twoja biblioteka SharePoint popadła w chaos – uporządkuj ją, zanim będzie za późno!
net forward
Porządkowanie biblioteki dokumentów programu SharePoint
Aby prawidłowo zorganizować bibliotekę dokumentów programu SharePoint przy optymalnym wykorzystaniu, pomocne może być kategoryzowanie dokumentów, używanie metadanych, tworzenie folderów i korzystanie z widoków. W tych podsekcjach znajdziesz rozwiązania, dzięki którym Twoja biblioteka dokumentów SharePoint będzie bardziej uporządkowana i łatwiej dostępna.
Kategoryzacja dokumentów
Kategoryzacja dokumentów jest kluczem do utrzymania schludnej biblioteki dokumentów programu SharePoint . Sortuj każdy dokument w określone kategorie w oparciu o cel i treść. Kategorie te mogą być oparte na typie projektu, dziale lub tematyce.
Najpierw należy dobrze kategoryzować dokumenty znajdź wszystkie typy dokumentów w swojej organizacji . Następnie utwórz etykiety lub kategorie zrozumiałe dla wszystkich. Podaj także jasne instrukcje dotyczące etykietowania każdego dokumentu.
Dbaj o spójność systemu etykietowania, aby członkowie zespołu zawsze mogli znaleźć to, czego potrzebują. Warto dodać metadane podczas przesyłania dokumentów.
Inżynier opowiedział mi kiedyś o pracy w firmie budowlanej. Każdy umieszcza swoje pliki w dowolnym miejscu, na przykład na komputerach stacjonarnych, dyskach sieciowych i półkach. Utrudniało to znalezienie rzeczy, szczególnie podczas audytów lub kluczowych kamieni milowych. Zaczęli więc używać SharePoint do przechowywania dokumentów projektu. Kategoryzacja każdego z nich stała się jeszcze ważniejsza dla zapewnienia porządku i umożliwienia wyszukiwania.
how to write spanish n on keyboard
Korzystanie z metadanych
Metadane to dane o Twoich dokumentach. Obejmuje to, kto je stworzył, kiedy i powiązane słowa kluczowe. Skonfiguruj kolumny dla metadanych, aby szybko filtrować i sortować dokumenty. Ułatwia to przeglądanie biblioteki dokumentów programu SharePoint.
Metadane są przydatne. Pomaga łatwo znaleźć pliki i utrzymuje wysoką jakość danych przy spójnych wartościach. Dzieje się tak od wieków, ale wielu o tym zapomina. Właściwe wykorzystanie metadanych w SharePoint może zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy działają online!
Porządkowanie w programie SharePoint przypomina tworzenie cyfrowego systemu folderów. Koniec z zagubionymi folderami pod stosami dokumentów!
Tworzenie folderów
Szybko twórz przydatne foldery w swojej bibliotece SharePoint. Oto jak:
- Wybierz lokalizację.
- Kliknij Nowy i wybierz Folder.
- Wpisz nazwę folderu.
- Kliknij Utwórz.
- Przeciągnij i upuść pliki do folderu.
Nazwy folderów powinny być krótkie, ale opisowe. Unikaj zagnieżdżania podfolderów na głębokość większą niż trzy poziomy. Dzięki temu użytkownicy łatwiej znajdą to, czego potrzebują.
Porządkowanie dokumentów to podstawa. Zapobiega zgubieniu lub zagubieniu ważnych plików. Poświęć czas na opracowanie efektywnej struktury, która ograniczy bałagan i zapewni szybki dostęp do często używanych materiałów.
Więc nie zwlekaj – zacznij tworzyć foldery już dziś! Zaoszczędzisz godziny pracy później.
Korzystanie z widoków
Wykorzystaj w pełni widoki w SharePoint Online! Dodawaj kolumny metadanych do różnych typów plików, aby uzyskać indywidualne opcje sortowania. Dzięki widokom możesz dostosowywać wyświetlanie i filtrowanie danych, tworzyć wiele widoków w jednej bibliotece dla określonych członków zespołu, a nawet dołączać składniki internetowe, takie jak Kalendarz i Zadania, aby szybko być na bieżąco.
Nie przegap tej nieocenionej funkcji, która może usprawnić zarządzanie dokumentami i zwiększyć wygodę użytkownika. Uporządkuj swoją bibliotekę SharePoint — lub zaryzykuj utonięcie w morzu zagubionych dokumentów i niezadowolonych współpracowników!
Najlepsze praktyki dotyczące organizowania biblioteki dokumentów programu SharePoint
Aby udoskonalić organizację biblioteki dokumentów SharePoint dzięki spójnym konwencjom nazewnictwa, regularnej konserwacji i czyszczeniu, szkoleniom użytkowników i komunikacji. W tej sekcji „Najlepsze praktyki w zakresie organizowania biblioteki dokumentów programu SharePoint” wyjaśnione zostaną korzyści płynące z każdej podsekcji oraz sposób, w jaki przyczynia się ona do skutecznego zarządzania dokumentami w programie SharePoint.
Spójne konwencje nazewnictwa
Aby w pełni wykorzystać bibliotekę dokumentów SharePoint, kluczowa jest spójna konwencja nazewnictwa . Jasne i zwięzłe nazwy odzwierciedlające zawartość pliku pomogą użytkownikom szybko znaleźć to, czego potrzebują, i zapobiegną zgubieniu lub zduplikowaniu plików.
Aby zapewnić jeszcze lepszą organizację, użyj ujednoliconego formatu nazewnictwa dla wszystkich plików. Może to obejmować datę, skrót działu, typ pliku i nazwę projektu. Unikaj używania znaków specjalnych i spacji w nazwach, np może to zakłócić funkcje wyszukiwania .
Połączenie konwencji nazewnictwa z innymi strategiami, takimi jak kategoryzowanie plików lub przypisywanie metadanych, może sprawić, że biblioteka dokumentów będzie jeszcze bardziej przyjazna dla użytkownika.
Spójna konwencja nazewnictwa jest nie tylko pomocna ze względów praktycznych, ale ma to również pozytywny wpływ na kulturę firmy . Uzgadnianie w zespole standardowych praktyk i przestrzeganie ich buduje zaufanie i pomaga działom zachować zgodność w czasie.
Oto przykład jak ważny jest spójny system: Nowa pracownica musiała przejąć projekt od poprzedniczki. Nie mogła jednak znaleźć na ten temat żadnych informacji ze względu na słabą organizację dysków współdzielonych. Przeszukała ręcznie setki dokumentów, próbując znaleźć to, czego potrzebowała. W końcu udało jej się poskładać wszystkie szczegóły ze zrzutów ekranu znajdujących się w skrzynce odbiorczej jej kolegi!
Porządkowanie dokumentów to konieczność! Gdyby tylko sprzątanie mojego domu było tak proste, jak porządkowanie mojej biblioteki dokumentów SharePoint!
word document free
Regularna konserwacja i czyszczenie
Konserwacja i czyszczenie biblioteki dokumentów programu SharePoint jest bardzo ważna. Zapobiega powielaniu, dziwnym nazwom plików i starym danym. Oto najlepsze praktyki skutecznego zarządzania:
- Wyszukaj nieaktualne pliki i usuń je, aby biblioteka była zawsze aktualna.
- Sprawdź wykorzystanie plików, zwłaszcza tych nieaktywnych przez długi czas.
- Używaj kontroli dostępu opartej na uprawnieniach do folderów w oparciu o role.
- Ustaw przydziały i limity w ustawieniach, aby uniknąć wyczerpania miejsca.
Regularna konserwacja i czyszczenie wymagają uwagi, ale poprawiają produktywność. Wyznacz doświadczonego administratora SharePoint, który się tym zajmie. Narzędzia takie jak przepływy pracy zmniejszają ilość pracy ręcznej.
Podsumowując, regularna konserwacja i czyszczenie zwiększają wydajność zorganizowanej biblioteki dokumentów SharePoint. Przestrzeganie tych wskazówek pozwoli użytkownikom cieszyć się łatwą nawigacją i brakiem bałaganu. Nauczanie użytkowników o programie SharePoint wymaga czasu i cierpliwości.
Szkolenie użytkowników i komunikacja
Szkolenia użytkowników i komunikacja są niezbędne do pomyślnej organizacji biblioteki dokumentów SharePoint. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu jadą na tym samym wózku, znają najlepsze praktyki i mogą łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych danych.
Na początek należy wdrożyć system onboardingu dla nowych pracowników, obejmujący szkolenie z SharePoint. Podczas standardowych spotkań personelu poświęć czas na dokonanie przeglądu organizacji biblioteki i uzyskanie informacji zwrotnej od zespołu. Podaj także zasady udostępniania i edytowania dokumentów, aby zachęcić do współpracy.
Organizując bibliotekę dokumentów, pomyśl o doświadczeniu użytkownika. Używaj prostych nazw folderów i plików oraz dodawaj znaczniki metadanych, aby ułatwić przeglądanie i wyszukiwanie. Dodatkowo podziel duże biblioteki na wiele małych bibliotek podrzędnych z przejrzystymi motywami.
Ustanów protokoły ciągłej konserwacji biblioteki dokumentów. Upewnij się, że stare lub nieistotne treści zostały odpowiednio zarchiwizowane lub usunięte. W razie potrzeby aktualizuj konwencje nazewnictwa i regularnie pytaj członków zespołu o opinie na temat tego, co działa, a co mogłoby być lepsze.
how to update power bi
Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami dla szkolenie użytkowników i komunikacja w organizacji biblioteki dokumentów SharePoint , Twój zespół będzie przygotowany do lokalizowania i pracy z danymi niezbędnymi do osiągnięcia celów biznesowych.
Często Zadawane Pytania
1. Jak mogę stworzyć logiczną strukturę mojej biblioteki dokumentów w SharePoint?
Odp.: Ważne jest zdefiniowanie celu lub zakresu biblioteki dokumentów, a następnie podzielenie dokumentów na logiczne grupy. Do porządkowania dokumentów możesz używać metadanych, folderów, widoków lub kombinacji tych metod.
2. Czy mogę dostosować pola metadanych w bibliotece dokumentów SharePoint?
Odpowiedź: Tak, możesz dodawać, modyfikować i usuwać pola metadanych zgodnie ze swoimi wymaganiami. Możesz także tworzyć niestandardowe kolumny i używać ich do oznaczania dokumentów.
3. Jak mogę wymusić konwencje nazewnictwa dokumentów w bibliotece dokumentów SharePoint?
Odpowiedź: Możesz użyć funkcji Identyfikator dokumentu, aby przypisać swoim dokumentom unikalne, znaczące numery lub nazwy. Możesz także utworzyć zasady konwencji nazewnictwa i pouczyć użytkowników, aby ich przestrzegali.
how to change microsoft word to light mode
4. Czy można ustawić uprawnienia dla poszczególnych dokumentów w bibliotece dokumentów SharePoint?
Odpowiedź: Tak, możesz przerwać dziedziczenie uprawnień dla określonego dokumentu i przypisać mu unikalne uprawnienia. Możesz także użyć funkcji wyewidencjonowania i zaewidencjonowania, aby ograniczyć dostęp do dokumentu podczas jego edycji.
5. Jak mogę śledzić zmiany w dokumentach w bibliotece dokumentów SharePoint?
Odp.: SharePoint przechowuje historię wersji każdego dokumentu, dzięki czemu można śledzić zmiany, przywracać poprzednie wersje i sprawdzać, kto wprowadził zmiany. Możesz także ustawić alerty, aby otrzymywać powiadomienia o modyfikacji dokumentu.
6. Czy mogę wyszukiwać określone dokumenty w bibliotece dokumentów SharePoint?
Odpowiedź: Tak, SharePoint ma zaawansowaną wyszukiwarkę, która umożliwia wyszukiwanie dokumentów na podstawie słów kluczowych, metadanych, autora, zakresu dat lub innych kryteriów. Możesz także użyć filtrów, opcji sortowania i elementów zawężających, aby zawęzić wyniki wyszukiwania.
