Kiedy zaczynałem pracę w świecie korporacji, zauważyłem, że często pojawiał się taki termin: BizOps .
Co to do cholery jest BizOps? I dlaczego jest od tego cały dział? Co oni robią??
Była to tajemnica, którą w końcu musiałem podnieść, aby nie wyjść na takiego ignoranta jak ja w oczach moich kolegów.
Dla tych z Was, którzy przeżywają te same zmagania, BizOps to skrót od operacji biznesowych, które są niezwykle ważne dla firmy.
Pozwól, że cię przez to przeprowadzę.
Czym są operacje biznesowe?
Działalność gospodarcza ma dość szeroki zakres. Zasadniczo obejmuje każdą część przedsiębiorstwa, która zapewnia jego funkcjonowanie i osiąganie zysków.
To właśnie te codzienne zadania sprawiają, że wszystko działa sprawnie. Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do prowadzenia biznesu, ponieważ każda firma jest inna.
Będzie to wyglądać zupełnie inaczej pomiędzy a firma finansowa i firmą produkcyjną, np. Będzie to wyglądać inaczej w przypadku poszczególnych sprzedawców detalicznych, zarówno stacjonarnych, jak i internetowych.
Ale nie martw się. Podstawy prowadzenia biznesu są uniwersalne, dlatego porozmawiajmy o nich.
Elementy działalności gospodarczej
Istnieją cztery elementy składające się na działalność biznesową, które nie zmieniają się w zależności od branży. Są po prostu adaptowane na swój własny, niepowtarzalny sposób .
Lokalizacja
Każda nowa firma musi wybrać lokalizację, w której będzie działać. Niezależnie od tego, czy jest to odległe miejsce, wieżowiec w centrum miasta, czy wiejski zakład produkcyjny, znaczenie tej decyzji pozostaje takie samo.
A ta decyzja, wierz lub nie, jest częścią operacji biznesowych. Wpływa na wszystko, począwszy od:
update windows update xp
- Pula dostępnych klientów
- Przechowywanie fizyczne
- Układ firmy
- Parkowanie pracowników
Jest to w zasadzie najbardziej podstawowy element składowy Twojej działalności biznesowej.
Jak można oczekiwać, że operacje będą przebiegać sprawnie, jeśli setki pracowników codziennie szuka miejsca parkingowego? A może brakuje Ci miejsca do przechowywania dokumentów i produktów?
Po prostu tego nie zrobią.
Technologia
Technologia stanowi ogromną część operacji biznesowych. Obejmuje wszystko, od wyposażenia fabrycznego po oprogramowanie do śledzenia zapasów. Dosłownie każda technologia, której używasz do prowadzenia firmy, jest częścią operacji biznesowych.
Ważne jest, aby zrozumieć, jaka technologia jest ważna, aby usprawnić działania i być na bieżąco ze wszystkimi osiągnięciami technologicznymi. W ten sposób zawsze będziesz mógł pozostać konkurencyjny.
Pracownicy
Bez swoich pracowników jesteś niczym. Podstawą każdej firmy jest ustalenie, jakich pracowników potrzebujesz, ilu i czy powinni oni pracować w pełnym wymiarze godzin, w niepełnym wymiarze godzin, czy na kontrakcie.
Kluczem do dobrego działania biznesowego jest budowanie zrównoważonej puli talentów. Trzeba znaleźć idealny sposób na posiadanie wystarczającej liczby pracowników, aby operacje przebiegały sprawnie, bez konieczności ich nadmiernego zatrudniania lub przepracowywania.
Nie jest to łatwe, ale może naprawdę zmienić reguły gry dla firm.
Procesy
I wreszcie procesy. Biorąc pod uwagę, że firma, w której pracuję, nazywa się Process Street, można śmiało powiedzieć, że ta jest moją ulubioną.
Twoje procesy to powtarzające się zadania, które utrzymują firmę na rynku. Są to takie rzeczy jak:
- Onboarding pracowników
- Fakturowanie
- Badania rynku
- Rekrutacja
- Zgłaszanie reklamacji klientów
- Wytwarzanie produktu
Dostajesz obraz. Te mniejsze, codzienne procesy są niezbędne do prowadzenia udanego biznesu, ale tylko wtedy, gdy są dobrze wykonane.
Można argumentować, że jest to najważniejszy aspekt działalności biznesowej, ponieważ dzięki niemu wszystko się dzieje. Jeśli masz trudności z usprawnieniem operacji biznesowych, mądrze jest zacząć od zbadania procesów w celu znalezienia nieefektywności.
Przykłady operacji biznesowych
Elementy prowadzenia biznesu są w porządku, ale jak to faktycznie wygląda w praktyce? Oto kilka przykładów:
Zasoby ludzkie
Dział HR odpowiada za wszystkie operacje związane z cyklem życia pracownika, w tym:
- Rekrutacja
- Proces wdrażania do firmy nowego pracownika
- Zarządzanie wydajnością
- Na pokładzie
I wszystko pomiędzy.
Jeśli zespół HR nie będzie w stanie zoptymalizować tych operacji, może to mieć poważne konsekwencje dla puli talentów firmy. Dobry onboarding może zwiększyć retencję pracowników aż 82%. To ważne!
Aby zoptymalizować działania HR, codzienne zadania mogą obejmować poszukiwanie sposobów na poprawę satysfakcji pracowników i tworzenie nowych procesów onboardingowych. Choć oba są różne, oba są ważne dla operacji biznesowych.
Marketing
Nie da się czegoś sprzedać bez marketingu, prawda? Wszystkie powtarzające się procesy, które musi wykonać Twój zespół marketingowy, aby rozpropagować informacje o Twoim produkcie lub usłudze, wchodzą w zakres operacji biznesowych.
Ale nie mówię tylko o efektownych kampaniach, które prowadzą, czy pisanych przez nich postach przyjaznych SEO. Mówię także o backendowych częściach marketingu. Ponieważ ugruntowany proces zatwierdzania materiałów marketingowych jest tak samo ważny jak same materiały. Operacje przebiegają sprawniej, gdy istnieją zatwierdzenia, a tym samym odpowiedzialność.
Marketerzy są również odpowiedzialni za gromadzenie dobrze zbadanych informacji rynkowych, co jest codziennym zadaniem, które może mieć ogromny wpływ na zyski firmy. Jeśli więc nie zostanie to zrobione dobrze, może kosztować więcej, niż jest to warte.
Obroty
Operacje biznesowe związane ze sprzedażą polegają na zapewnieniu zespołowi sprzedaży maksymalnej ilości czasu w ciągu dnia na próbę dokonania sprzedaży.
Jeśli przedstawiciele handlowi muszą spędzać zbyt dużo czasu na rejestrowaniu informacji lub opracowywaniu strategii sprzedaży, jest to przykład kiepskich operacji biznesowych.
Jednak upewnienie się, że wszystkie procesy za kulisami spotkań sprzedażowych i rozmów telefonicznych przebiegają sprawnie, oznacza, że Twoi przedstawiciele będą mogli spędzić z klientem jak najwięcej czasu, aby budować relacje i sfinalizować sprzedaż. To z kolei zwiększa zyski i jest przykładem dobrego prowadzenia biznesu.
Aby to osiągnąć, możesz rozważyć takie rozwiązania, jak zautomatyzowane przepływy pracy, które pozwolą zaoszczędzić czas zespołu sprzedaży. Wiąże się to z wykorzystaniem technologii w celu usprawnienia operacji biznesowych.
Finanse
Obejmuje to wszystko, co ma związek z finansami firmy, a także podejmowaniem decyzji finansowych.
Jest to prawdopodobnie najbardziej drażliwy ze wszystkich, ponieważ jeden błąd może zrujnować biznes na zawsze. W przypadku tych operacji biznesowych nie chodzi o efektywne działanie, ale o prawidłowe działanie.
W związku z tym do ich codziennych zadań należą takie rzeczy jak:
- Tworzenie strategii inwestycyjnych
- Zarządzanie transakcjami
- Robię płace
- Sporządzanie raportów finansowych
- Audyt
Podobnie jak w przypadku marketingu, wszystkie wymienione powyżej procesy powinny obejmować podproces, który zatwierdza każdy z nich, aby uniknąć błędów. Bez tego to tylko kwestia czasu, zanim ktoś popełni błąd, który będzie kosztował firmę mnóstwo czasu i pieniędzy.
Produkt
Z naszych pięciu przykładów ten jest najszerszy, ponieważ obejmuje wszystko, od wytwarzania rzeczywistego produktu po zespół odpowiedzialny za produkt.
Celem operacji związanych z produktem jest upewnienie się, że zespół produktowy posiada wszystkie informacje, których potrzebuje (budżet, raportowanie itp.), aby opracować ulepszenia produktu w oparciu o opinie klientów. Z kolei zespół ds. produktu przedstawia te zmiany zespołowi odpowiedzialnemu za wytwarzanie produktu.
Aby to osiągnąć, należy ustanowić powtarzające się procesy, aby zespół ds. produktu zawsze otrzymywał nowe informacje od innych zespołów, gdy się one pojawią. Bez tego zespół ds. produktu nie będzie mógł prawidłowo wykonywać swojej pracy. W takim przypadku produktu nie da się ulepszyć, co może zaszkodzić sprzedaży.
Najlepsze praktyki w zakresie operacji biznesowych
Jeśli do tej pory nie jest to jasne, wszystkie operacje biznesowe są ze sobą powiązane. Jeśli jeden z działów zawodzi w swoich działaniach, może to wywołać efekt domina na innych działach. Dlatego musisz zastosować najlepsze praktyki w zakresie wszystkich operacji biznesowych, aby Twoja organizacja mogła funkcjonować jak dobrze naoliwiona maszyna.
Usprawnij procesy
Operacje są niczym bez procesów. Procesy są elementami składowymi dobrych operacji. Jeśli usprawnisz swoje procesy, automatycznie usprawnisz swoje operacje.
Aby tak się stało, możesz zrobić kilka rzeczy.
- Szukaj nieefektywności w bieżących procesach
- Analizuj wyniki
- Automatyzuj powtarzające się zadania
- Uzyskaj informację zwrotną od pracowników
- Dokonaj regulacji
Automatyzacja powtarzających się zadań to duże wyzwanie, ponieważ pozwala zaoszczędzić Twojemu zespołowi wykonywania żmudnej pracy, która zajmuje dużo czasu. Czas, który mogliby poświęcić na bardziej wartościowe zadania.
Korzystanie z oprogramowania do procesów biznesowych to świetny sposób na automatyzację tych zadań i zmniejszenie ogólnej nieefektywności procesów. Chociaż większość z nich jest kosztowna, jest to opłacalna inwestycja, ponieważ ostatecznie pozwala zaoszczędzić więcej pieniędzy niż wydajesz, poprawiając ogólne operacje.
Zmierz wydajność
Wyznacz realistyczne i mierzalne cele dla swojego biznesu. W ten sposób możesz łatwiej analizować wydajność. Pozwoli Ci to także wskazać konkretne obszary wymagające poprawy. Które działy spowalniają działalność i dlaczego?
Cele te powinny być konkretne. Jeśli Twoim celem jest osiągnięcie większego zysku w następnym kwartale, nie będziesz w stanie wiele na tym zmierzyć. Jeśli jednak Twoim celem jest zwiększenie zysków o 10%, możesz podzielić się tą liczbą ze swoimi pracownikami, a oni będą wiedzieć, nad czym pracować.
Jeśli nie osiągniesz tego celu, możesz udać się do każdego działu i porozmawiać z nimi o ich działaniach, aby rozwiązać problem.
Obserwuj trendy
Jedną z najgorszych rzeczy, jakie możesz zrobić, jest stagnacja w swoich działaniach. To całe podejście: jeśli nie jest zepsute, nie naprawiaj tego. Być może dotyczy to pewnych sytuacji, ale nie działalności gospodarczej.
Trendy mogą obejmować zmiany na rynku i w branży, nowe technologie, nowe przepisy i zmiany w gospodarce. Aby pozostać konkurencyjnym, trzeba nadążać za nimi i być otwartym na zmiany.
Nazywamy to polityką ciągłego doskonalenia. Nigdy nie osiedlaj się i nie myśl, że to, co robisz, jest wystarczająco dobre. Zawsze można wprowadzić ulepszenia. Obserwuj nowe trendy i słuchaj opinii klientów i pracowników, aby mieć pewność, że nie zostaniesz następny K-Mart .
Wykorzystuj dane do podejmowania decyzji
Wreszcie, musisz ufać danym i wykorzystywać je do podejmowania decyzji. Chociaż chcemy podejmować decyzje w oparciu o nasze uczucia lub wyniki z przeszłości, nie zawsze są one najlepszymi wskaźnikami tego, dokąd powinniśmy się udać.
Większość oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi jest wyposażona w funkcję analizy i raportowania, która umożliwia przeglądanie wskaźników wszystkich wykorzystywanych procesów. To świetny punkt wyjścia do wyszukiwania danych.
Tutaj również powracają trendy. Analiza takich czynników, jak inflacja, nowe polityki lokalne i sondaże branżowe może pomóc Ci określić, jakie zmiany należy wprowadzić, aby usprawnić działalność.
Połącz dwa zestawy danych, a będziesz nie do zatrzymania!
Ostatnia rzecz
Ponieważ operacje biznesowe to tak szerokie pojęcie, może być trudno określić, od czego zacząć, jeśli chcesz je ulepszyć.
Nie martw się, po prostu rób wszystko krok po kroku. Możesz po prostu zacząć od spisania wszystkich procesów stosowanych w każdym dziale. Stamtąd udajesz się do kierowników działów i uzyskujesz informację o tym, jak aktualnie przebiegają procesy.
Następnie powinno zacząć być jasne, które obszary należy ulepszyć, aby zapewnić najbardziej zoptymalizowane operacje biznesowe. Nie daj się zastraszyć. Możesz to zrobić!
