Jak utworzyć przepływ pracy w programie SharePoint

Omówienie przepływu pracy programu SharePoint

Przepływ pracy programu SharePoint może uprościć procesy biznesowe dzięki automatyzacji. Pomaga śledzić procedury, zarządzać zasobami i przekazywać wiedzę. Dostępne są gotowe przepływy pracy, takie jak procesy zatwierdzania i zarządzanie wnioskami. Jednak dostosowywanie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate może pomóc organizacjom uzyskać jeszcze więcej korzyści.

Aby utworzyć przepływ pracy w programie SharePoint:

1. Przejdź do witryny, do której chcesz dodać przepływ pracy.
2. Przejdź do strony ustawień witryny.
3. Z menu „Działania na stronie” wybierz „Funkcje witryny”.
4. Kliknij „Utwórz przepływ pracy w programie SharePoint Designer”.

Projektant SharePoint pozwala wizualnie dostosować aspekty przepływu pracy. Obserwuj warunki rozpoczynające przepływ pracy i przydzielaj zadania odpowiedzialnym osobom. Aby w pełni wykorzystać automatyzację, użyj szablonów Power Automate w celu uproszczenia procesów.

Ułatw sobie pracę dzięki tym wskazówkom dotyczącym konfiguracji programu SharePoint!

Konfigurowanie przepływu pracy w programie SharePoint

Aby skonfigurować przepływ pracy w SharePoint ze zdefiniowanymi celami oraz zidentyfikowanym procesem i uczestnikami, należy wykonać odpowiednie kroki. W tej sekcji pokrótce omówimy podsekcje dotyczące definiowania celów przepływu pracy, identyfikacji procesu i uczestników, projektowania etapów i akcji przepływu pracy oraz tworzenia szablonów przepływu pracy. Te kroki zapewnią kompleksowe rozwiązanie do tworzenia przepływu pracy w programie SharePoint.

Definiowanie celów przepływu pracy

Aby zapewnić sukces w SharePointa , cele muszą być jasno określone. Cele powinny być realistyczne i koncentrować się na potrzebach organizacji. Zaangażuj użytkowników końcowych już na wczesnym etapie w definiowanie wskaźników KPI lub innych mierników sukcesu. Dodatkowo, bezpieczeństwo i ochrona Należy wziąć pod uwagę.

Wskazówka dla profesjonalistów: Upewnij się, że wszystkie zainteresowane strony są zaangażowane w ustalanie celów, aby zyskać poparcie i utrzymać wszystkich na właściwej drodze. Uatrakcyjnij pracę detektywa SharePointa !

Identyfikacja procesu i uczestników

Zidentyfikuj proces i uczestników, aby zapewnić płynne działanie przepływu pracy w programie SharePoint. Określ wymagane kroki i kto będzie częścią każdego etapu. Dobra komunikacja ze wszystkimi zaangażowanymi usprawni proces, zmniejszy liczbę błędów i zapewni odpowiedzialność.

Kluczowe kroki, aby to osiągnąć:

1. Przydzielaj role i obowiązki.
2. Zaangażuj zainteresowane strony, aby każdy znał swoje zadania i mógł wnieść swój wkład.
3. Skonfiguruj ramy śledzenia kamieni milowych i pomiaru postępu.

Regularnie przeglądaj przepływ pracy. Zweryfikuj proces i poszukaj możliwości ulepszeń. Przeglądy przełożonych pokazują przejrzystość pomiędzy pracownikami.

Dla powodzenie:

• Zidentyfikować proces i uczestnicy
• Przypisz role i obowiązki
• Śledź kamienie milowe oraz angażuj interesariuszy w tworzenie i przeglądanie procesów

Uzyskaj idealną sekwencję działań dzięki przewodnikowi krok po kroku.

Projektowanie kroków i akcji przepływu pracy

Projektując przepływ pracy, zdefiniować cel i określić pożądany rezultat . Następnie określ poszczególne zadania i kto będzie za nie odpowiedzialny. Omów zatwierdzenia, recenzje i powiadomienia na każdym etapie. Zbuduj i przetestuj przepływ pracy .

Weź pod uwagę, że zasoby, terminy i ryzyko wszystko ma wpływ na projekt. Pomogliśmy klientowi z niewydajnymi, ręcznymi procesami w dziale księgowości, tworząc przepływy pracy dostosowane do jego potrzeb. Pozwoliło to zaoszczędzić czas i pieniądze, przy zwiększonej dokładności na każdym etapie – co daje tysiące oszczędności rocznie! Przejdźmy więc do organizacji – czas zostać kreatorem przepływu pracy!

Tworzenie szablonów przepływu pracy

Tworzenie szablonów przepływu pracy to obowiązkowa wiedza dla każdego administratora SharePoint. Automatyzuje procesy, oszczędzając czas i zwiększając wydajność. Oto, co należy zrobić:

how to remove a microsoft account

1. Przejdź do Działania w witrynie> Ustawienia witryny> Szablony witryn.
2. Kliknij opcję Utwórz na podstawie istniejącego szablonu witryny i wybierz opcję Proces przepływu pracy.
3. Wprowadź szczegółowe informacje, takie jak nazwa, opis i nazwa grupy. Następnie kliknij OK.
4. Dostosuj szablon, dodając warunki lub akcje.
5. Opublikuj szablon i używaj go w wielu witrynach.

Pamiętaj, że utworzenie szablonu przepływu pracy wymaga wiedzy technicznej SharePoint Designer lub Visual Studio . Istnieje jednak wiele zasobów internetowych zawierających wskazówki krok po kroku.

SharePoint ma także świetną funkcję, z której użytkownicy mogą korzystać śledzić zmiany w dokumentach . Kiedy nowa wersja pliku jest zapisywana w zatwierdzonej bibliotece lub liście, a Powiadomienie e-mail o aktualizacji szablonu przepływu pracy jest wysyłany do wybranych użytkowników.

W 2013 roku Microsoft jeszcze bardziej ułatwił wdrażanie zautomatyzowanych procesów Przepływy pracy wielokrotnego użytku . Dzięki temu tworzenie szablonów przepływu pracy jest bardziej skalowalne i zmniejsza liczbę zadań dla administratorów.

Rozpoczęcie przepływu pracy w SharePoint przypomina uruchamianie zautomatyzowanych zadań na dobrze naoliwionej maszynie!

Uruchamianie przepływu pracy w programie SharePoint

Aby rozpocząć przepływ pracy w programie SharePoint z podsekcjami uruchamiania, monitorowania i śledzenia postępu oraz obsługi wyjątków i błędów, wykonaj następujące kroki. Najpierw uruchom przepływ pracy, korzystając z opcji menu SharePoint. Po uruchomieniu możesz monitorować postępy, korzystając z funkcji monitorowania i śledzenia. Na koniec przygotuj się na obsługę wszelkich wyjątków lub błędów, które mogą pojawić się w trakcie procesu.

Uruchamianie przepływu pracy

Uruchomienie Workflow w SharePoint to łatwy sposób na automatyzację żmudnych zadań! Oto 5 prostych kroków, jak zacząć:

1. Otwórz witrynę SharePoint, w której ma zostać uruchomiony przepływ pracy
2. Przejdź do listy lub biblioteki zawierającej dokumenty, nad którymi chcesz pracować
3. Kliknij „Przepływ pracy” w menu wstążki, a następnie „Dodaj przepływ pracy”
4. Wybierz szablon, dostosuj go i skonfiguruj tak, aby odpowiadał Twoim potrzebom
5. Przejrzyj ustawienia i kiedy skończysz, kliknij „Zakończ”.

SharePoint wyróżnia się możliwością dostosowania przepływów pracy do unikalnych wymagań biznesowych! Ponadto użytkownicy nietechniczni mogą z łatwością uruchamiać przepływy pracy za pomocą przyjaznych dla użytkownika funkcji.

Wprowadzenie przepływów pracy do SharePoint ma zrewolucjonizował sposób działania przedsiębiorstw . Ta integracja ma upoważnione organizacje do przejęcia kontroli procesów, co prowadzi do wyższej produktywności i większych zysków. Automatyzacja zadań pozwala także pracownikom skupić się na podstawowych funkcjach biznesowych, co skutkuje lepszymi wynikami. Ignorowanie postępu pracy jest jak jazda z zawiązanymi oczami – to przepis na katastrofę!

Monitorowanie i śledzenie postępu przepływu pracy

Bardzo ważne jest uważne obserwowanie przepływu pracy w programie SharePoint aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie. Nie pozwól, aby zadania lub terminy umknęły Ci i spowolniły proces. Wypróbuj poniższe wskazówki, aby monitorować i śledzić postęp przepływu pracy:

1. Otrzymuj powiadomienia e-mail o oddaniu lub zakończeniu zadań.
2. Spójrz na Listę Zadań Workflow pod kątem przydzielonych zadań i ich statusów.
3. Dostosuj widoki w programie SharePoint, aby śledzić zadania za pomocą filtrów.
4. Utwórz panel kontrolny zawierający wskaźniki KPI, takie jak wskaźnik ukończenia, wskaźnik przeterminowań itp.
5. Eksportuj dane z list SharePoint do pliku CSV w celu dalszej analizy.

Ponadto sprawdź historię przepływu pracy, aby zrozumieć, jak każdy ruch wpływa na proces. Dzięki monitorowaniu w czasie rzeczywistym możesz szybko wykryć problemy i przeszkody. Należy pamiętać o tych wskazówkach, rozpoczynając nowy przepływ pracy w programie SharePoint.

Zgłoszono, że większość firm w Ameryce korzysta z programu Microsoft SharePoint . Problemy z przepływem pracy mogą stanowić przeszkodę – ale można je pokonać, stosując odpowiednią obsługę!

Obsługa wyjątków i błędów przepływu pracy

Kiedy pojawiają się wyjątki i błędy w przepływie pracy, szybkie i strategiczne metody są niezbędne dla wydajności procesu. Tutaj jest 6-etapowy przewodnik, jak nimi zarządzać :

1. Sprawdź raporty o stanie przepływu pracy, aby zidentyfikować źródło problemu.
2. Wstrzymaj przepływ pracy, jeśli konieczne jest wprowadzenie wymaganych zmian.
3. Edytuj przepływ pracy, aby rozwiązać wszelkie problemy.
4. Uruchom ponownie zmieniony przepływ pracy, aby sprawdzić, czy działa płynnie.
5. Sprawdź nowo wygenerowane dzienniki, jeśli nadal występują jakieś problemy.
6. Jeśli nic innego nie działa, poproś o pomoc zespół pomocy technicznej IT lub rozważ powrót do wcześniejszej wersji przepływu pracy.

Nawet kilka wyjątków lub błędów może z czasem kumulować się i powodować opóźnienia. Dlatego szczegółowe zrozumienie każdego problemu jest kluczem do ich ograniczenia.

Kilka lat temu zespoły Microsoft napotkały problemy w przepływach pracy. Z biegiem czasu jako źródło zidentyfikowali wątki niewłaściwie uporządkowane. Zastosowali techniki podobne do powyższych i rozwiązali problem. Rozumiejąc te problemy i podejmując szybkie działania, możemy zaoszczędzić czas i zapewnić większą dokładność.

Chcesz dostosować przepływy pracy SharePoint? Załóż kombinezon i do dzieła!

Dostosowywanie przepływów pracy w programie SharePoint

Rozwiązaniem dla Ciebie jest łatwe dostosowywanie przepływów pracy w programie SharePoint za pomocą projektanta wizualnego, rozszerzanie przepływów pracy za pomocą narzędzia SharePoint Designer i integrowanie przepływów pracy z aplikacjami innych firm. Te podsekcje pomogą Ci w dostosowaniu przepływu pracy, dając możliwość rozszerzenia przepływu pracy i połączenia go z innymi aplikacjami w celu uzyskania lepszej wydajności bez żadnych problemów.

Korzystanie z narzędzia Visual Designer do dostosowywania przepływu pracy

Visual Designer w programie SharePoint umożliwia dostosowywanie przepływów pracy w celu automatyzacji procesów biznesowych. Oferuje funkcje przeciągnij i upuść , aby dodać akcje, warunki i pętle. Możesz dostosować standardowe przepływy pracy lub stworzyć całkowicie własne.

Personalizacja umożliwia przedsiębiorstwom zaspokojenie ich unikalnych potrzeb. Możesz utworzyć niestandardowy formularz zadania za pomocą Formularze programu InfoPath lub HTML , dając większą kontrolę nad danymi wprowadzanymi przez użytkownika. Plus, powiadomienia e-mailowe można skonfigurować w celu zakończenia procesu.

Microsoft umożliwia także integrację usług innych firm, takich jak Dropbox lub systemy CRM takie jak Salesforce poprzez niestandardowe działania. SharePointa REST API zapewnia możliwość projektowania niestandardowych akcji pozyskiwanie danych ze źródeł zewnętrznych.

Wskazówka dla profesjonalistów: Dostosowywanie przepływów pracy jest kluczem do spełnienia potrzeb biznesowych i poprawy produktywności poprzez automatyzację powtarzalnych zadań. Pamiętaj, aby przetestować przepływy pracy na etapach programowania, aby uniknąć błędów w środowisku produkcyjnym.

Załóż pelerynę i odblokuj supermoc Projektant SharePoint „To Twój sposób na przeniesienie przepływu pracy na wyższy poziom.

Rozszerzanie przepływów pracy za pomocą programu SharePoint Designer

Dostosowywanie przepływów pracy w SharePoint? Łatwo to zrobić Projektant SharePoint ! To narzędzie rozszerza gotowe przepływy pracy i pozwala tworzyć niestandardowe procesy, które pasują do Twojej firmy. Aby zmodyfikować istniejące przepływy pracy, wystarczy otworzyć program i wybrać ten, który chcesz zmienić. Aby dodawać i usuwać etapy, użyj wizualnych narzędzi do przeciągania i upuszczania lub widoku kodu. Dodaj także działania, takie jak e-maile lub zadania, oraz warunki wymagające wkładu użytkownika lub określonych wyników.

Ponadto dzięki SharePoint Designer możesz od podstaw tworzyć niestandardowe przepływy pracy. Zawiera szablony dla typowych procesów biznesowych, takich jak zatwierdzanie dokumentów lub raporty wydatków. Dostosuj te szablony do potrzeb swojej firmy, a automatycznie wygenerują e-maile i przydziały zadań na podstawie danych wprowadzonych przez użytkowników.

Wskazówka dla profesjonalistów: Aby uzyskać dodatkowe wskazówki i pomoc w dostosowywaniu przepływów pracy, zapoznaj się z samouczkami online i społecznościami poświęconymi programowi SharePoint Designer. Kto potrzebuje przyjaciół, skoro możesz po prostu zintegrować swoje przepływy pracy z aplikacjami innych firm?!

Integracja przepływów pracy z aplikacjami innych firm

Oprócz standardowych złączy są aplikacje które zapewniają bezpłatne lub płatne „przepływy pracy” aby rozszerzyć i zautomatyzować proces. Na przykład, Złącze DocuSign można używać do automatycznego kierowania umów do podpisu pomiędzy różnymi osobami, korzystając z bibliotek i list SharePoint.

Wybieranie aplikację innej firmy na integrację? Rzeczy do rozważenia: skalowalność, opłacalność i łatwość użycia. Wolę taki z aktywny ekosystem i regularne aktualizacje .

how do you use grammarly in word

Projektujesz przepływy pracy i zarządzasz nimi? To jest jak hodowanie kotów . Tyle że koty są w rzeczywistości współpracownikami o różnych opiniach.

Najlepsze praktyki w zakresie projektowania i zarządzania przepływem pracy

Aby zapewnić elastyczność i skalowalność, wdrożyć zabezpieczenia i uprawnienia oraz utrzymać wydajność i optymalizację przepływu pracy podczas tworzenia przepływu pracy w SharePoint. Oto kilka ważnych kwestii, o których należy pamiętać podczas projektowania przepływów pracy i zarządzania nimi. W tej sekcji omówimy najlepsze praktyki w zakresie projektowania przepływu pracy i zarządzania nim oraz pokrótce omówimy korzyści płynące z każdej z tych podsekcji.

Zapewnienie elastyczności i skalowalności

Elastyczność i skalowalność są kluczowe w projektowaniu i zarządzaniu przepływem pracy. Systemy muszą być w stanie dostosować się do zmian w obciążeniu pracą, procesach i technologii. Modułowe przepływy pracy dziel złożone zadania na mniejsze komponenty, aby ułatwić ich dodawanie, usuwanie lub modyfikowanie. Automatyzacja jest również ważne dla skalowalności. Rozwiązania oparte na chmurze może zapewnić zasoby obliczeniowe na żądanie. Aby zoptymalizować wydajność, przeglądaj i monitoruj wskaźniki wydajności. Nad 40% przedsiębiorstw do 2023 r. wdroży oprogramowanie RPA – podkreślając potrzebę automatyzacji w projektowaniu przepływu pracy. Zapamiętaj najlepszy system bezpieczeństwa jest tak skomplikowane, że nie pamiętasz hasła!

Wdrażanie zabezpieczeń i uprawnień

Bezpieczeństwo i uprawnienia są kluczem do dobrego projektowania i wykonywania przepływów pracy. Aby chronić informacje, ważne jest skonfigurowanie środków bezpieczeństwa, które chronią wrażliwe dane i uniemożliwiają nieautoryzowany dostęp. Oto 6 kroków, które pomogą Ci prawidłowo wdrożyć zabezpieczenia i uprawnienia:

1. Lokalizacja wrażliwych danych : Zacznij od znalezienia wszystkich informacji wymagających ochrony. Może to obejmować informacje finansowe lub dane klientów.
2. Ustalanie poziomów dostępu : Zdecyduj, które grupy użytkowników potrzebują pełnej kontroli nad określonymi typami danych, a które wymagają jedynie ograniczonego dostępu.
3. Nadawanie uprawnień w oparciu o role : Przypisz role każdej grupie użytkowników, decydując, co mogą robić w systemie przepływu pracy.
4. Wdrażanie zasad haseł : upewnij się, że wszyscy użytkownicy mają bezpieczne hasła spełniające wymagania, takie jak ciągi alfanumeryczne lub znaki specjalne.
5. Ustalanie zasad udostępniania plików : utwórz jasne wytyczne dotyczące udostępniania plików w swojej organizacji. Zdecyduj, kto może udostępniać dokument i jak ograniczyć udostępnianie plików w zależności od regionu, strefy czasowej itp.
6. Korzystanie z dzienników aktywności : Śledź wszystkie działania podejmowane przez użytkowników za pomocą dzienników lub audytów, dzięki czemu możesz przeglądać działania, jeśli coś wydaje się nie tak lub dzieje się coś złego.

Istotne jest również zapewnienie członkom zespołu szkolenia w zakresie najlepszych protokołów bezpieczeństwa. Naucz ich, jak wykrywać potencjalne problemy, takie jak wiadomości e-mail phishingowe, złośliwe pobieranie plików, regularna zmiana haseł itp.

Wreszcie – procesy zatwierdzania muszą być dobrze zdefiniowane. Ważne jest, aby mieć rygorystyczne wytyczne dotyczące przywództwa, gdy zatwierdzenia przechodzą w górę łańcucha – to powstrzymuje osobę o złych intencjach przed złamaniem protokołu z powodu luk.

Wykonując te kroki, firmy mogą chronić swoje wrażliwe dane i zwiększyć odpowiedzialność. Nawet najlepszy projekt przepływu pracy nie jest w stanie zastąpić menedżera, który wierzy, że „mikrozarządzanie” jest synonimem „efektywnego przywództwa”.

Utrzymanie wydajności i optymalizacja przepływu pracy.

Aby zachować wydajność i optymalizację, należy regularnie analizować i ulepszać procesy . Definiuj i monitoruj Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) aby znaleźć wszelkie wąskie gardła. Pomocne mogą być także narzędzia automatyzujące i procedury standaryzacyjne.

Niezbędna jest komunikacja i współpraca pomiędzy członkami zespołu . Należy przeprowadzać sesje szkoleniowe, aby ludzie poznali swoje role i wszelkie nowe zmiany w przepływie pracy. Informacje zwrotne od klientów lub klientów należy uwzględnić w optymalizacji przepływu pracy. Pomaga dostosować przepływ pracy, aby lepiej im służył.

McKinsey & Company badanie pokazuje, że optymalizacja przepływów pracy może przynieść wzrost produktywności o 30% .

Często Zadawane Pytania

P: Co to jest przepływ pracy w programie SharePoint?

Odp.: Przepływ pracy w programie SharePoint to seria zautomatyzowanych kroków, które pomagają usprawnić procesy i zadania biznesowe. Zwykle wiąże się to z przenoszeniem dokumentów, zadań lub elementów pomiędzy użytkownikami lub grupami w celu zatwierdzenia, przejrzenia lub edycji.

P: Jak mogę utworzyć przepływ pracy w programie SharePoint?

Odp.: Aby utworzyć przepływ pracy w programie SharePoint, musisz najpierw zidentyfikować proces biznesowy lub zadanie, które chcesz zautomatyzować. Następnie użyj programu SharePoint Designer lub Microsoft Power Automate, aby utworzyć niestandardowy przepływ pracy odpowiadający Twoim potrzebom.

P: Co to jest SharePoint Designer?

Odp.: SharePoint Designer to bezpłatne narzędzie firmy Microsoft, które umożliwia dostosowywanie i tworzenie przepływów pracy w programie SharePoint. Oferuje szereg działań i warunków, które umożliwiają budowanie złożonych przepływów pracy automatyzujących procesy i zadania biznesowe.

P: Co to jest Microsoft Power Automate?

Odp.: Microsoft Power Automate to narzędzie oparte na chmurze, które umożliwia tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy między programem SharePoint a innymi aplikacjami. Oferuje szereg szablonów i łączników, które upraszczają proces tworzenia niestandardowych przepływów pracy.

P: Jak mogę przetestować i debugować przepływ pracy programu SharePoint?

Odp.: SharePoint Designer i Microsoft Power Automate oferują narzędzia do testowania i debugowania, które umożliwiają uruchamianie przepływów pracy i rozwiązywanie problemów. Możesz także użyć wbudowanej funkcji rejestrowania SharePoint, aby śledzić stan przepływów pracy i identyfikować wszelkie problemy.

P: Czy istnieją najlepsze praktyki dotyczące tworzenia przepływu pracy programu SharePoint?

O: Tak, istnieje kilka najlepszych praktyk, których należy przestrzegać podczas tworzenia przepływu pracy programu SharePoint, w tym definiowanie jasnych celów, używanie opisowych nazw dla działań przepływu pracy, uwzględnianie obsługi błędów i ścieżek eskalacji, testowanie i udoskonalanie przepływu pracy oraz zapewnienie przeszkolenia wszystkich interesariuszy na temat jego zastosowań i korzyści.