Ponad 50 bezpłatnych i łatwych szablonów SOP (przykładowe SOP do rejestrowania standardowych procedur)

Użyj Process Street, aby bez wysiłku zarządzać szablonami SOP

Nasz darmowy szablon SOP umożliwiający szybkie i łatwe pisanie nowych standardowych procedur

Potrzebujesz szablonu do tworzenia indywidualnych procedur i szablonu do tworzenia instrukcji procedur.

To pierwsze jest ważniejsze niż drugie. Dlatego umieściliśmy to na początku artykułu:

Jak widać, ten szablon pokazuje, jak rozpocząć tworzenie nowej procedury od zera.

Link do tego szablonu znajduje się tutaj:

Struktura szablonu standardowej procedury operacyjnej (SOP).

Szablon ten może następnie poprowadzić Cię przez wykonanie pierwszych standardowych procedur operacyjnych. Zawiera mnóstwo dodatkowych zasobów i przykładów najlepszych praktyk, na wypadek gdybyś ich potrzebował.

Możesz bezpłatnie dodać ten szablon do swojego konta, edytować go, a następnie uruchomić jako listę kontrolną w Process Street lub wyeksportować go jako plik PDF, gdy skończysz. Łatwy.

W dalszej części artykułu zobaczysz także kilka przykładowych podręczników procedur, które stworzyliśmy. Ale oto kilka szybkich linków, na wypadek gdybyś nie chciał przewijać:

• Struktura mini-ręczna
• Przykładowy wypełniony mini-podręcznik

Jak napisać standardowe procedury operacyjne w 16 prostych krokach

Aby pomóc Ci w korzystaniu z szablonów po ich pobraniu, udostępnimy Ci je 16 kroków do napisania skutecznych standardowych procedur operacyjnych .

Możesz je zastosować w ramach tradycyjnych SOP, zgodnych z normami ISO 9001, lub możesz wykorzystać je do stworzenia procesów najlepiej dostosowanych do Twoich konkretnych potrzeb w tym momencie podróży Twojej firmy.

Pisanie standardowych procedur operacyjnych nie musi być wyczerpującym zadaniem. Jeśli zastosujesz się do naszych wytycznych dotyczących współpracy, może to być nawet niezła zabawa! (Zabawa nie jest gwarantowana)

1. Dowiedz się, w jaki sposób będziesz prezentować swoje standardowe procedury operacyjne . Ten krok polega na wybraniu szablonu, który będzie odpowiadał potrzebom procesu. W niektórych branżach będziesz mieć wymagania, których musisz przestrzegać. Na układ Twoich standardowych procedur operacyjnych będzie miał wpływ rodzaj informacji, które chcesz wyświetlić. Sprawdź, które międzynarodowe standardy mają zastosowanie do Twojej działalności biznesowej.
2. Zbierz odpowiednich interesariuszy . Aby właściwie zmapować procesy zachodzące w firmie, konieczna jest obecność odpowiednich członków firmy. Te standardowe procedury operacyjne muszą odzwierciedlać rzeczywistość, aby można je było dostosować i zoptymalizować w celu poprawy rzeczywistości.
3. Wypracuj swój cel . Czy dokumentujesz swoje standardowe procedury operacyjne, aby zachować zgodność ze standardami branżowymi? A może masz pewność, że Twoje operacje są już zgodne z przepisami, wystarczy je tylko udokumentować? Czy robisz to w ramach ogólnej optymalizacji procesu? Znajomość odpowiedzi na tego typu pytania pomoże Ci ustalić priorytety Twojego podejścia.
4. Określ strukturę SOP . Dokument SOP może przyjmować różne formy. Zanim zaczniesz, dowiedz się, czy ma to być podręcznik, minipodręcznik czy dokument proceduralny. Im większa jest Twoja firma, tym większe prawdopodobieństwo, że stworzysz niezwykle szczegółowy podręcznik.
5. Przygotuj zakres procedury . Jeśli mapujesz tylko jedną procedurę w dokumencie, nad którym pracujesz, musisz dokładnie zrozumieć, gdzie procedura się zaczyna i gdzie kończy. Ważne jest jasne określenie zakresu, aby ograniczyć pokrywanie się z innymi dokumentami proceduralnymi. Niezastosowanie się do tego prowadziłoby do nieefektywności.
6. Stosuj spójny styl . To raczej porada dotycząca pisania, ale musisz pomyśleć o celu dokumentu, aby zrozumieć, jak powinien zostać napisany. Jeśli jest to dokument używany wyłącznie w celu wykazania branży, że udokumentowałeś SOP, być może język będzie techniczny i banalny. Jeśli jednak pracownicy będą używać tego dokumentu jako punktu odniesienia, musisz zadbać o to, aby jego język był jasny i przystępny.
7. ✍️ Jeśli ma to zastosowanie, użyj poprawnej notacji . W Twojej firmie mogą istnieć ustandaryzowane formy procesów przenoszenia, ale jeśli nie, możesz zacząć je wdrażać. Model i notacja procesów biznesowych (BPMN) zapewnia uniwersalny sposób wyjaśniania procesów w zwięzłym stylu wizualnym.
8. Wykonaj wszystkie niezbędne etapy procesu . Oceń proces od początku do końca i zanotuj każde zadanie wymagane po drodze, aby ukończyć proces. Można to zrobić w formie listy punktowanej za pomocą długopisu i papieru lub w aplikacji do robienia notatek.
9. ⚠️ Spróbuj ocenić potencjalne problemy w procesie. Jeśli chcesz ulepszyć swój proces podczas pracy z dokumentacją, teraz jest ku temu dobra okazja. Oceń zanotowane podstawowe kroki i zapytaj, czy można dodać lub usunąć coś jeszcze. Jeżeli coś poszłoby nie tak w trakcie procesu, gdzie by to nastąpiło? Gdzie obecnie występuje to w prawdziwym życiu?
10. Określ wskaźniki, według których można oceniać standardowe procedury operacyjne . Jest to świetna okazja, aby urzeczywistnić standardowe procedury operacyjne i znaleźć sposób na ocenę ich pozytywnego wpływu. To, jakie metryki wybierzesz, będzie zależeć od dokumentowanego procesu. Kluczowe wskaźniki mogą być powiązane z wydajnością lub szybkością lub formułą wykorzystującą obie te zmienne.
11. Przetestuj proces . Aby mieć pewność, że udokumentowane standardowe procedury operacyjne są najskuteczniejsze, przetestuj proces z pracownikami, którzy na co dzień wykonują te zadania. Upewnij się, że są w stanie przekazać opinię na temat przedstawionych procedur, abyś mógł wprowadzić zmiany w procesie, procedurach lub po prostu w stylu dokumentu przed złożeniem.
12. ✉️ Wyślij proces do przełożonych . Prześlij swój proces do przeglądu przez swojego bezpośredniego przełożonego. Alternatywnie, jeśli nie masz przełożonego, znajdź współpracownika, którego opinie są dla Ciebie cenne i wyślij mu dokument SOP, zanim zadeklarujesz, że jest on kompletny.
13. Wyjaśnij metodę optymalizacji procesu . Dokument standardowej procedury operacyjnej powinien śledzić swoje własne zmiany w czasie. Jednakże przydatne jest posiadanie ogólnego systemu regulującego te poprawki oraz tego, jak i kiedy mają one miejsce. Stworzenie procesu optymalizacji procesu jest skutecznym sposobem dostarczenia tej iteracyjnej zmiany.
14. ‍♀️ Przeprowadź ocenę ryzyka procesu. Proces obejmuje ludzi, dane lub coś, co może zostać zranione, uszkodzone lub utracone. Pamiętaj, aby przeprowadzić ocenę ryzyka swoich procesów, aby upewnić się, że nie narażasz swojej firmy na ryzyko.
15. Rozważ utworzenie diagramu przepływu . Pomoc wizualna pomagająca innym osobom zrozumieć ogólny zarys procesu będzie przydatna zarówno dla osób oceniających, jak i śledzących proces przedstawiony w standardowych procedurach operacyjnych. Uwzględnienie jednego zwiększa poziom przyjazności dokumentu.
16. ✅ Sfinalizuj i wdroż SOP . Gdy wszyscy uczestnicy i zainteresowane strony podpiszą dokument, a ludzie zgodzą się na jego użycie, należy wdrożyć dokument standardowej procedury operacyjnej dla niezbędnego procesu i odpowiednio złożyć dokument.

Korzystanie z Process Street w swoich SOP

Istnieją sposoby skutecznego wykorzystania szablonu Process Street do dokumentowania standardowych procedur operacyjnych. Kluczową zaletą wykorzystania Process Street w tym celu jest to każdy proces może zostać uruchomiony przez personel w formie listy kontrolnej członków przestrzegających procedur.

Znalezienie sposobu na zrównoważenie ustandaryzowanego układu standardowych dokumentów procedur operacyjnych i zwykłych, możliwych do wykorzystania właściwości Process Street, pozwoli Ci zaoszczędzić znaczną ilość czasu na dokumentację procesu w miarę rozwoju Twojej firmy.

Najprostszym sposobem rozpoczęcia pracy nad standardowymi procedurami operacyjnymi w Process Street jest po prostu rozpoczęcie dokumentowania procesów.

Nie każdy udokumentowany proces musi być zgodny z wymogami ISO . W systemie Process Street szablon pełni rolę standardowych procedur dla konkretnego zadania. Następnie uruchamiasz listę kontrolną na podstawie tego szablonu, podejmując się procesu, bez wpływu na oryginalną dokumentację. W istocie na tym właśnie polegają standardowe procedury operacyjne w prawdziwym świecie.

Jeśli Twoje procesy są dobrze udokumentowane, to dobry początek. Jeśli Twoje procesy są wykonalne, to tak o wiele bardziej prawdopodobne, że będą przestrzegane . Nikt nie lubi sięgać po podręcznik SOP i przeglądać strona po stronie, aby znaleźć coś przydatnego.

Dzięki Process Street ominiesz tę barierę i zwiększysz szansę, że ktoś prawidłowo zastosuje się do procedur. Krótko mówiąc, prowadzenie SOP za pośrednictwem Process Street pomaga poprawić przestrzeganie procesu.

Oto przykładowy szablon SOP Process Street :

Ten szablon został zaprojektowany tak, aby przestrzegać standardów Mini-Podręcznika Jakości ISO-9001:2015 .

Kliknij tutaj, aby uzyskać dostęp do tego szablonu w nowej karcie!

W pełni wypełnioną wersję tego szablonu można również znaleźć tutaj:

• Standardowy minipodręcznik operacyjny dla firmy marketingowej

Będąc szablonem, możesz go edytować według własnego uznania i zastąpić tekst, o którego zmianę zostaniesz poproszony. Początkowe kilka sekcji obejmuje kluczowe informacje dotyczące szablonu, natomiast poniżej znajduje się sekcja dotycząca procedur, w której udokumentowany jest proces.

Jeśli chcesz używać tego szablonu na co dzień, możesz przechowywać kopię wzorcową w folderze SOP w Process Street i utworzyć kopię szablonu, która może znajdować się w innym folderze do użytku przez zespół. Twój zespół mógłby wtedy uruchom skopiowany szablon jako listę kontrolną za każdym razem, gdy przychodzą podjąć się zadania.

Byłby to jeden ze sposobów wykorzystania szablonu w organizacji po udokumentowaniu standardowych procedur operacyjnych.

Jeśli chcesz przeczytać więcej na temat wykorzystania Process Street do uruchomienia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO, sprawdź niektóre z tych linków:

Szablony SOP Process Street dla każdej branży i sektora

Kliknij strzałki rozwijane, aby uzyskać dostęp do szablonów SOP związanych z tą branżą. Pamiętaj, że w naszej bibliotece szablonów list kontrolnych dostępnych jest znacznie więcej szablonów!

⬇️ Kliknij tutaj, aby zobaczyć gotowe szablony SOP marketingowych Process Street

Wdrożenie klienta w agencji marketingowej (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon wdrożenia klienta do agencji marketingowej w nowej karcie!

Testowanie AB (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon testu AB w nowej karcie!

Tworzenie Newslettera (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć Tworzenie szablonu newslettera w nowej karcie!

⬇️ Kliknij tutaj, aby zobaczyć gotowe szablony SOP IT Process Street

Bezpieczeństwo serwera poczty e-mail (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon zabezpieczeń serwera poczty e-mail w nowej karcie!

Najlepsze praktyki dotyczące tworzenia kopii zapasowych danych klientów (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon najlepszych praktyk dotyczących tworzenia kopii zapasowych danych klienta w nowej karcie!

Szablon listy kontrolnej zarządzania hasłami w przedsiębiorstwie (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon listy kontrolnej zarządzania hasłami w przedsiębiorstwie w nowej karcie!

⬇️ Kliknij tutaj, aby zobaczyć gotowe szablony SOP dla handlu detalicznego Process Street

Lista kontrolna wdrażania pracowników handlu detalicznego (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon listy kontrolnej wdrożenia pracownika handlu detalicznego w nowej karcie!

Lista produktów e-commerce (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon listy produktów e-commerce w nowej karcie!

Lista kontrolna codziennego otwarcia sklepu (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon listy kontrolnej otwierania codziennych historii w nowej karcie!

⬇️ Kliknij tutaj, aby zobaczyć gotowe szablony SOP dla branży budowlanej Process Street

Szablon propozycji budowy (szablon SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć Szablon Propozycji Budowlanej w nowej karcie!

Raport z postępu budowy (wzór SOP)

Kliknij tutaj, aby otworzyć szablon raportu z postępu budowy w nowej karcie!

Darmowe szablony programu Microsoft Word do tworzenia SOP

Tradycyjną drogą, którą należy obrać, gdy ktoś chce rozpocząć dokumentowanie swoich standardowych procedur operacyjnych, jest rozpoczęcie zadania w systemie edytora tekstu i utworzenie serii mniejszych dokumentów, które ostatecznie można połączyć w większy podręcznik.

Głównie, to jak pisanie książki .

Pierwszy szablon, który zaprezentujemy, jest jednym z najbardziej przydatnych. Wyjaśnię dlaczego.

Szablon ogólnego przeznaczenia z wskazówkami

Standardowe procedury operacyjne są ważne we wszystkich branżach, ale szczególnie cenione w służbie zdrowia. Stawką jest życie i określone procesy muszą być bardzo dokładnie przestrzegane.

Dokument ten nie jest tylko szablonem, w którym można wprowadzić informacje, ale zawiera wyróżniony tekst w każdej sekcji wyjaśniający, jak podejść do każdego zadania.

W tym sensie dokument działa jak zarówno szablon do pisania, jak i przewodnik po pisaniu ; jasne i zwięzłe prowadzenie użytkownika przez dokument.

Więcej szablonów standardowych procedur operacyjnych NHS

Aby zakończyć nasze szablony standardowych procedur operacyjnych ogólnego przeznaczenia, powrócimy do szablony zaprojektowane przez Uniwersytet Oksfordzki do użytku w ramach Narodowej Służby Zdrowia w Wielkiej Brytanii.

Zaprezentujemy szereg bardziej niszowych szablonów dostosowanych do konkretnych celów. Powinny one pokazać Ci, jak konstruować złożone SOP, zapewniając jednocześnie szablony do zastosowania w Twojej firmie, jeśli masz takie potrzeby.

Projekt bazy danych Excel

Ten szablon działa jako przykładowa procedura operacyjna pokazująca, jak to zrobić ujednolicić konfigurację baz danych w programie Microsoft Excel .

Ten szablon koncentruje się szczególnie na konfigurowaniu bazy danych do celów badań medycznych, ale strukturę można dostosować do dowolnych potrzeb bazy danych. Prawdziwy szczegół leży w procedurach, które możesz napisać tak, aby odpowiadały Twoim konkretnym potrzebom.

Szablony SOP oceny ryzyka umożliwiające przegląd procedur

Mamy nadzieję, że do tej pory poczujesz się dość komfortowo, wiedząc, czego wymagają standardowe procedury operacyjne i jak możesz do nich podejść.

Żadna standardowa procedura operacyjna nie jest jednak kompletna, dopóki nie zostaną zakończone oceny ryzyka.

Takie jak, zamieściliśmy tutaj 5 linków, które możesz przeglądać . Mamy dwa szablony specjalnie dostosowane do standardowych procedur operacyjnych oceny ryzyka oraz jeden przykładowy dokument pokazujący, jak może wyglądać gotowa wersja. Następnie przeprowadzamy dwie kolejne oceny ryzyka ogólnego przeznaczenia dla tych z Was, którzy nie aspirują do poziomów ISO i przeprowadzają bardziej swobodny proces dokumentowania.

Szablony premium SOP

Jeśli masz na rynku najbardziej wszechstronne, wysokiej jakości szablony SOP (czytaj drogie), nie szukaj dalej niż kolekcja Bizmanualz napisana przez Chrisa Andersona, DBA, LSSBB.

Bizmanualz to biblioteka premium szablonów SOP dostarczanych w różnych formatach (w tym Word) obejmująca produkty obejmujące począwszy od pojedynczego szablonu procedury po cały podręcznik firmowy.

Od kompletnych podręczników dla dyrektorów generalnych i dyrektorów finansowych po szablony procedur dla poszczególnych działów, takie jak podręczniki procedur księgowych, finansowych i zasad IT, Bizmanualz to najbardziej kompleksowy zbiór SOP na rynku.

Byliśmy pod wrażeniem obszernej biblioteki Bizmanualz, która może pochwalić się ponad 1200 szablonami SOP. Podręczniki procedur obejmują podstawowe działy firmy i obejmują ponad 7000 stron szczegółowej dokumentacji procedur, którą można natychmiast pobrać w formie cyfrowej.

Podobało nam się również to, że oferują próbkę, którą możesz otrzymać za darmo.

Wybierz odpowiedni szablon SOP i rozpocznij

Choć rozpoczęcie pisania standardowych procedur operacyjnych po raz pierwszy może być onieśmielające, mamy nadzieję, że te szablony, wyjaśnienia i przykłady sprawiły, że stojące przed Tobą zadanie stało się nieco jaśniejsze.

Kiedy już rozpoznasz wspólne struktury pomiędzy różnymi szablonami, możesz zacząć widzieć, jakie elementy są istotne, a jakie opcjonalne.

Mając tę ​​wiedzę, możesz pomiń niepotrzebnie gadatliwy język zwykle używane w SOP, aby zobaczyć, że są to po prostu bardzo dokładne dokumenty procesowe.

Wybierz więc szablon – lub dwa – i rozpocznij dokumentowanie swojej pierwszej procedury .

Zanim się zorientujesz, będziesz mieć pod ręką cały podręcznik na poziomie ISO!

Czy w przeszłości pisałeś standardowe procedury operacyjne? Jakie zasoby poleciłbyś osobie, która spotyka się z tym po raz pierwszy? Daj nam znać w komentarzach poniżej!