Główny Praktyczne Porady 5 kroków ciągłego doskonalenia w celu optymalizacji procesu

Opublikowane W Praktyczne Porady

7 min read · 15 days ago

Share 

5 kroków ciągłego doskonalenia w celu optymalizacji procesu

5 kroków ciągłego doskonalenia w celu optymalizacji procesuOliver Peterson 6 lipca 2022 r. Operacje biznesowe

Ciągłe doskonalenie bez gromadzenia danych jest jak jazda po kraju bez znaków i mapy.

Gromadzenie danych jest niezbędne do wprowadzania ulepszeń, ponieważ bez nich nie ma prawdziwego dowodu na istnienie jakiegokolwiek problemu.

Dlaczego wprowadzasz ulepszenia? Czy to naprawdę jest problem, czy po prostu jesteś zniekształcony przez obecną frustrację?

Tak, twoja frustracja może dać ci wskazówki, co jest źródłem problemu, ale poleganie wyłącznie na swoich uczuciach nie przyniesie dokładnych wyników na dłuższą metę.

W tym przypadku pomocne może być gromadzenie danych. Naszą funkcję analityczną można wykorzystać do uzyskania obiektywnego, bezstronnego obrazu bieżącego stanu dowolnego procesu i pomóc wskazać potencjalne obszary, które można ulepszyć.

Zacznijmy więc od omówienia naszych 5 etapów ciągłego doskonalenia w celu optymalizacji procesów:

Krok 1: Zidentyfikuj proces, który należy ulepszyć

Żaden proces nie jest doskonały, ale są takie, które mogą stale powodować problemy. Od tego powinieneś zacząć.

Zanotuj proces, który najczęściej marnuje czas i zasoby Ciebie i Twojego zespołu.

Następnie musisz w pełni zrozumieć ten proces, odpowiadając na następujące pytania:

  • Jaki jest cel procesu?
  • Kiedy się zaczyna i kończy?
  • Jakie są poszczególne działania w ramach procesu?
  • Jakie działy/pracownicy są zaangażowani?
  • Jakie informacje są przenoszone pomiędzy krokami?

Odpowiedzi na te pytania powinny pomóc uwydatnić wszystkie elementy składające się na proces i wyjaśnić, w jaki sposób najlepiej podejść do jego optymalizacji, zaczynając od konkretnych celów, które proces ten stara się osiągnąć.

Dlaczego warto dokumentować swoje procesy

Zanim przejdziemy dalej, ważne jest, aby zadać sobie pytanie: Jak dobra jest moja dokumentacja procesu?

Możesz wiedzieć, które procesy wymagają aktualizacji, ale jeśli nie masz jasnej dokumentacji procesu, ciągłe doskonalenie jest w zasadzie niemożliwe.

map sharepoint drive

Ciągłe doskonalenie działa tylko wtedy, gdy możesz sprawdzić, jak coś działało wcześniej i porównać to z wprowadzonymi zmianami. Posiadanie jasno napisanej i dostępnej dokumentacji procesu jest najlepszym sposobem na ułatwienie ciągłego doskonalenia.

Krok 2: Oceń skuteczność i określ ulepszenia

Teraz, gdy masz już zaplanowany proces, nadszedł czas, aby ocenić jego skuteczność i określić, jakie ulepszenia będą najbardziej optymalne.

Zacznij od zarejestrowania mocnych i słabych stron procesu. Pomoże Ci to zrozumieć, co działa, a co nie, i gdzie można wprowadzić ulepszenia.

Może się okazać, że niektóre zadania w ogóle nie są konieczne, aby osiągnąć ostateczny cel. Jeśli natkniesz się na coś takiego, rozważ połączenie niektórych z tych zadań lub nawet całkowite ich pozbycie się. Zawsze lepiej jest mieć proces, który jest zwięzły i na temat, niż proces, który może być zbyt skomplikowany lub niejasny pod względem tego, co próbuje osiągnąć.

Krok 3: Wdróż ulepszenia procesów

Jeśli masz dobrze udokumentowany proces lub jeszcze lepiej, używasz oprogramowania do zarządzania procesami, to zadanie powinno być tak proste, jak przejście przez proces krok po kroku i wprowadzanie zmian w trakcie.

Najlepszą praktyką ciągłego doskonalenia jest iteracja nowych wersji procesu za każdym razem, gdy wprowadzasz zmiany. Pomaga to zapobiegać psuciu się elementów i ułatwia śledzenie i porównywanie danych pomiędzy różnymi wersjami procesu, dzięki czemu można dokładnie określić, czy zmiany są rzeczywiście ulepszeniami.

Kolejną wskazówką jest prowadzenie prostego dziennika wszelkich zmian wprowadzanych w każdej iteracji, dzięki czemu łatwiej jest dzielić się wiedzą i mieć pewność, że wszyscy rozumieją, jakie zmiany zostały wprowadzone, przez kogo i kiedy.

Krok 4: Przetestuj i śledź zaktualizowany proces

Testowanie jest ważne, przede wszystkim po to, aby upewnić się, że niczego nie zepsułeś. Przeprowadź proces, najlepiej w warunkach możliwie najbardziej zbliżonych do rzeczywistych, i upewnij się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.

Zastanów się nad ostatecznym celem procesu – czy nadal jest on osiągany?

Po ustaleniu, że ulepszenia procesu są funkcjonalne, możesz rozpocząć zbieranie danych w celu oceny powodzenia wszelkich zmian.

Korzystanie z analizy ulicy procesu

Możliwość podglądu wydajności procesów, zespołu lub klientów ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia, czy wprowadzone zmiany są rzeczywiście bardziej skuteczne.

Informacje takie jak postęp zadań i aktywne/zakończone przebiegi przepływu pracy mogą pomóc w zlokalizowaniu wąskich gardeł i zorientowaniu się, jak zespół reaguje na zmiany.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o funkcji Analytics Process Street.

Krok 5: Zoptymalizuj proces dzięki automatyzacji

W tym momencie w zasadzie skończyłeś. Zidentyfikowałeś i wdrożyłeś ulepszenia i powinieneś być w stanie śledzić te zmiany w czasie, aby ocenić sukces.

Jeśli jednak chcesz dołożyć wszelkich starań i maksymalnie wykorzystać oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, czas zastanowić się, które zadania (jeśli w ogóle) można zautomatyzować.

Po pierwsze – tak na marginesie – jeśli używasz papieru, prawie na pewno zauważysz wzrost wydajności, jeśli przejdziesz na cyfrowe zarządzanie procesami.

activate word

Jeśli chodzi o resztę, jeśli przesyłasz dane między aplikacjami (na przykład ręcznie dodajesz pliki Dropbox na Dysk Google), powinieneś sprawdzić, czy możesz wyeliminować zadania ręczne za pomocą jednej z naszych natywnych automatyzacji.

Warto także sprawdzić Zapier, Power Automate i Make.com ponieważ dostępnych jest mnóstwo automatyzacji.

Co sądzisz o naszych 5 krokach ciągłego doskonalenia? Czy masz jakieś wskazówki, które mogliśmy pominąć? Daj nam znać w komentarzach poniżej!


Zostaw Komentarz

W Tym Temacie

Trendy Na e-music

Jak znaleźć numer rozliczeniowy Etrade
Jak znaleźć numer rozliczeniowy Etrade
Dowiedz się, jak łatwo znaleźć numer rozliczeniowy Etrade, korzystając z tego przewodnika krok po kroku.
Jak wyłączyć aplikację Microsoft Verified Windows 11
Jak wyłączyć aplikację Microsoft Verified Windows 11
Dowiedz się, jak łatwo wyłączyć aplikację zweryfikowaną przez firmę Microsoft w systemie Windows 11. Uprość korzystanie z naszego przewodnika krok po kroku.
Jak zrobić reklamę w gazecie za pomocą programu Microsoft Word
Jak zrobić reklamę w gazecie za pomocą programu Microsoft Word
Dowiedz się, jak łatwo utworzyć reklamę prasową w programie Microsoft Word. Twórz profesjonalne reklamy, korzystając z instrukcji krok po kroku.
Jak uniemożliwić firmie Microsoft proszenie mnie o zalogowanie się do systemu Windows 11
Jak uniemożliwić firmie Microsoft proszenie mnie o zalogowanie się do systemu Windows 11
Masz dość ciągłych monitów o logowanie w systemie Windows 11? Z tego przydatnego przewodnika dowiesz się, jak uniemożliwić firmie Microsoft proszenie Cię o zalogowanie się.
Jak umieścić nagłówek w programie Microsoft Word
Jak umieścić nagłówek w programie Microsoft Word
Dowiedz się, jak łatwo umieścić nagłówek w programie Microsoft Word, korzystając z naszego przewodnika krok po kroku. Popraw organizację i formatowanie dokumentów bez wysiłku.
Jak dokonać krótkiej sprzedaży na Etrade
Jak dokonać krótkiej sprzedaży na Etrade
Dzięki temu obszernemu przewodnikowi dowiesz się, jak prowadzić krótką sprzedaż na Etrade i maksymalizować swoje możliwości inwestycyjne.
Jak kupić program Microsoft Word bez subskrypcji
Jak kupić program Microsoft Word bez subskrypcji
Dowiedz się, jak kupić program Microsoft Word bez subskrypcji. Pobierz pełną wersję bezproblemowo i ciesz się wszystkimi jej funkcjami.
Jak odinstalować pakiet Microsoft Office
Jak odinstalować pakiet Microsoft Office
Dowiedz się, jak łatwo odinstalować pakiet Microsoft Office z komputera. Postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem krok po kroku, aby przeprowadzić bezproblemowy proces usuwania.
Jak podłączyć bezprzewodową klawiaturę Microsoft
Jak podłączyć bezprzewodową klawiaturę Microsoft
Dowiedz się, jak łatwo podłączyć klawiaturę bezprzewodową Microsoft, korzystając z instrukcji krok po kroku. Uprość proces konfiguracji i zwiększ wygodę pisania.
Jak korzystać z narzędzia do sprzedaży biletów ServiceNow
Jak korzystać z narzędzia do sprzedaży biletów ServiceNow
Z tego obszernego przewodnika dowiesz się, jak korzystać z narzędzia do sprzedaży biletów ServiceNow. Uzyskaj instrukcje krok po kroku dotyczące konfiguracji i korzystania z tego potężnego narzędzia do sprzedaży biletów, aby usprawnić przepływ pracy.
Jak dodać program Microsoft Word do pulpitu
Jak dodać program Microsoft Word do pulpitu
Dowiedz się, jak łatwo dodać program Microsoft Word do komputera. Postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem krok po kroku, aby zapewnić bezproblemową obsługę.
Jak nauczyć się usługi ServiceNow: przewodnik
Jak nauczyć się usługi ServiceNow: przewodnik
Dowiedz się o usłudze ServiceNow dzięki temu obszernemu przewodnikowi! Uzyskaj instrukcje krok po kroku dotyczące korzystania z ServiceNow, od konfiguracji konta po tworzenie przepływów pracy.