Oliver Peterson 6 lipca 2022 r. Operacje biznesowe Ciągłe doskonalenie bez gromadzenia danych jest jak jazda po kraju bez znaków i mapy.
Gromadzenie danych jest niezbędne do wprowadzania ulepszeń, ponieważ bez nich nie ma prawdziwego dowodu na istnienie jakiegokolwiek problemu.
Dlaczego wprowadzasz ulepszenia? Czy to naprawdę jest problem, czy po prostu jesteś zniekształcony przez obecną frustrację?
Tak, twoja frustracja może dać ci wskazówki, co jest źródłem problemu, ale poleganie wyłącznie na swoich uczuciach nie przyniesie dokładnych wyników na dłuższą metę.
W tym przypadku pomocne może być gromadzenie danych. Naszą funkcję analityczną można wykorzystać do uzyskania obiektywnego, bezstronnego obrazu bieżącego stanu dowolnego procesu i pomóc wskazać potencjalne obszary, które można ulepszyć.
Zacznijmy więc od omówienia naszych 5 etapów ciągłego doskonalenia w celu optymalizacji procesów:
- Krok 1: Zidentyfikuj proces, który należy ulepszyć
- Krok 2: Oceń skuteczność i określ ulepszenia
- Krok 3: Wdróż ulepszenia procesów
- Krok 4: Przetestuj i śledź zaktualizowany proces
- Krok 5: Zoptymalizuj proces dzięki automatyzacji
Krok 1: Zidentyfikuj proces, który należy ulepszyć
Żaden proces nie jest doskonały, ale są takie, które mogą stale powodować problemy. Od tego powinieneś zacząć.
Zanotuj proces, który najczęściej marnuje czas i zasoby Ciebie i Twojego zespołu.
Następnie musisz w pełni zrozumieć ten proces, odpowiadając na następujące pytania:
- Jaki jest cel procesu?
- Kiedy się zaczyna i kończy?
- Jakie są poszczególne działania w ramach procesu?
- Jakie działy/pracownicy są zaangażowani?
- Jakie informacje są przenoszone pomiędzy krokami?
Odpowiedzi na te pytania powinny pomóc uwydatnić wszystkie elementy składające się na proces i wyjaśnić, w jaki sposób najlepiej podejść do jego optymalizacji, zaczynając od konkretnych celów, które proces ten stara się osiągnąć.
Dlaczego warto dokumentować swoje procesy
Zanim przejdziemy dalej, ważne jest, aby zadać sobie pytanie: Jak dobra jest moja dokumentacja procesu?
Możesz wiedzieć, które procesy wymagają aktualizacji, ale jeśli nie masz jasnej dokumentacji procesu, ciągłe doskonalenie jest w zasadzie niemożliwe.
map sharepoint drive
Ciągłe doskonalenie działa tylko wtedy, gdy możesz sprawdzić, jak coś działało wcześniej i porównać to z wprowadzonymi zmianami. Posiadanie jasno napisanej i dostępnej dokumentacji procesu jest najlepszym sposobem na ułatwienie ciągłego doskonalenia.
Krok 2: Oceń skuteczność i określ ulepszenia
Teraz, gdy masz już zaplanowany proces, nadszedł czas, aby ocenić jego skuteczność i określić, jakie ulepszenia będą najbardziej optymalne.
Zacznij od zarejestrowania mocnych i słabych stron procesu. Pomoże Ci to zrozumieć, co działa, a co nie, i gdzie można wprowadzić ulepszenia.
Może się okazać, że niektóre zadania w ogóle nie są konieczne, aby osiągnąć ostateczny cel. Jeśli natkniesz się na coś takiego, rozważ połączenie niektórych z tych zadań lub nawet całkowite ich pozbycie się. Zawsze lepiej jest mieć proces, który jest zwięzły i na temat, niż proces, który może być zbyt skomplikowany lub niejasny pod względem tego, co próbuje osiągnąć.
Krok 3: Wdróż ulepszenia procesów
Jeśli masz dobrze udokumentowany proces lub jeszcze lepiej, używasz oprogramowania do zarządzania procesami, to zadanie powinno być tak proste, jak przejście przez proces krok po kroku i wprowadzanie zmian w trakcie.
Najlepszą praktyką ciągłego doskonalenia jest iteracja nowych wersji procesu za każdym razem, gdy wprowadzasz zmiany. Pomaga to zapobiegać psuciu się elementów i ułatwia śledzenie i porównywanie danych pomiędzy różnymi wersjami procesu, dzięki czemu można dokładnie określić, czy zmiany są rzeczywiście ulepszeniami.
Kolejną wskazówką jest prowadzenie prostego dziennika wszelkich zmian wprowadzanych w każdej iteracji, dzięki czemu łatwiej jest dzielić się wiedzą i mieć pewność, że wszyscy rozumieją, jakie zmiany zostały wprowadzone, przez kogo i kiedy.
Krok 4: Przetestuj i śledź zaktualizowany proces
Testowanie jest ważne, przede wszystkim po to, aby upewnić się, że niczego nie zepsułeś. Przeprowadź proces, najlepiej w warunkach możliwie najbardziej zbliżonych do rzeczywistych, i upewnij się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.
Zastanów się nad ostatecznym celem procesu – czy nadal jest on osiągany?
Po ustaleniu, że ulepszenia procesu są funkcjonalne, możesz rozpocząć zbieranie danych w celu oceny powodzenia wszelkich zmian.
Korzystanie z analizy ulicy procesu
Możliwość podglądu wydajności procesów, zespołu lub klientów ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia, czy wprowadzone zmiany są rzeczywiście bardziej skuteczne.
Informacje takie jak postęp zadań i aktywne/zakończone przebiegi przepływu pracy mogą pomóc w zlokalizowaniu wąskich gardeł i zorientowaniu się, jak zespół reaguje na zmiany.
Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o funkcji Analytics Process Street.
Krok 5: Zoptymalizuj proces dzięki automatyzacji
W tym momencie w zasadzie skończyłeś. Zidentyfikowałeś i wdrożyłeś ulepszenia i powinieneś być w stanie śledzić te zmiany w czasie, aby ocenić sukces.
Jeśli jednak chcesz dołożyć wszelkich starań i maksymalnie wykorzystać oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, czas zastanowić się, które zadania (jeśli w ogóle) można zautomatyzować.
Po pierwsze – tak na marginesie – jeśli używasz papieru, prawie na pewno zauważysz wzrost wydajności, jeśli przejdziesz na cyfrowe zarządzanie procesami.
activate word
Jeśli chodzi o resztę, jeśli przesyłasz dane między aplikacjami (na przykład ręcznie dodajesz pliki Dropbox na Dysk Google), powinieneś sprawdzić, czy możesz wyeliminować zadania ręczne za pomocą jednej z naszych natywnych automatyzacji.
Warto także sprawdzić Zapier, Power Automate i Make.com ponieważ dostępnych jest mnóstwo automatyzacji.
Co sądzisz o naszych 5 krokach ciągłego doskonalenia? Czy masz jakieś wskazówki, które mogliśmy pominąć? Daj nam znać w komentarzach poniżej!
