Co to jest proces? Nienudny przewodnik dla zwykłych ludzi

Procesy są o wiele bardziej interesujące, niż mogłoby się wydawać. To nie jest jakiś żart – są interesujące, przysięgam. Ale czym jest proces?

Chociaż są zdefiniowany Jak zbiór powiązanych ze sobą zadań roboczych inicjowanych w odpowiedzi na zdarzenie, które osiągają określony rezultat , istnieje trochę historii, która pomaga nam przełamać korporacyjne środki uspokajające i zrozumieć, czym jest proces i dlaczego procesy mają znaczenie.

Na początek kilka przykładów procesów:

• Sprzątanie sklepu
• Znalezienie adresu e-mail
• Wdrażanie oprogramowania
• Profilowanie klientów
• Wdrożenie nowego pracownika
• Planowanie ślubu

Ale dlaczego są to procesy? Dlaczego nie są to po prostu zadania do wykonania? Chodzi o to, że formalizując proces, myślisz o przepływie pracy z myślą o produktywności, co ułatwia jego wykonanie i optymalizację.

install grammarly for word

Pierwszy w historii proces biznesowy

Najwcześniejsza znana definicja procesu biznesowego pochodzi od szkockiego ekonomisty Adam Smith . Rozkładając swój pomysł na najprostsze elementy, w 1776 r opisane proces biznesowy obowiązujący w teoretycznej fabryce szpilek, obejmujący 18 oddzielnych osób w celu wykonania jednej szpilki:

Jeden człowiek wyciąga drut, drugi go prostuje, trzeci przecina, czwarty wskazuje, piąty szlifuje go u góry, aby otrzymać głowę: zrobienie głowy wymaga dwóch lub trzech odrębnych operacji: założenie jej jest Szczególną działalnością jest wybielanie szpilek, to inna sprawa… a ważną czynność związaną z wytwarzaniem szpilek dzieli się w ten sposób na około osiemnaście odrębnych operacji, z których w niektórych manufakturach wszystkie są wykonywane przez różne ręce, choć w innych czasami ten sam człowiek wykonaj dwa lub trzy z nich.

Dlaczego powinniśmy przejmować się liczbą osób potrzebnych do wykonania szpilek lub liczbą etapów procesu? Cóż, Smith to znalazł tworząc proces i przypisując kroki poszczególnym specjalistom, wzrosła produktywność 24 000% .

Funkcjonowanie XVIII-wiecznej fabryki szpilek i obraz, który zainspirował Adama Smitha do napisania pierwszej definicji procesu biznesowego.

Używanie procesów do pracy 5 razy szybciej

Do podziału pracy niezbędny jest proces, ponieważ zadanie nie leży już tylko w głowie jednej osoby.

Inżynier zajmujący się pełnym stosem pinów może być dobrą osobą do napisania procesu, ale nie powinien go uruchamiać od początku do końca sam — praca jest 240 razy wydajniejsza, gdy jest podzielona pomiędzy specjalistów od pinów: osobę, która przecina przewody pinów cały dzień jest mniej omylny niż samodzielny mistrz rzemiosła. Przestańmy mówić o pinach.

W zimowy poranek 1907 r. Henry Ford zabrał do siebie Charlesa E. Sorensena Zakład przy Piquette Avenue , pusty budynek w Detroit, który stał się miejscem narodzin pierwszego w Ameryce niedrogiego samochodu produkowanego masowo. Rozpoczynamy zupełnie nową pracę – powiedział szefowi produkcji.

Fabryka Piquette Avenue w Detroit w stanie Michigan. Miejsce najbardziej wpływowej implementacji procesów biznesowych na świecie.

Ford wyjaśnił swój pomysł na nowy proces. Zamiast jednego rzemieślnika tworzącego produkt samodzielnie, wszystkich uczono wykonywać jedną z 84 prostych, powtarzalnych prac. Dzięki temu nowemu podejściu do procesów Ford skrócił czas produkcji Modelka T z 12,5 godziny do 2,5 godziny.

Był to nie tylko triumf konta bankowego Forda, ale był to jeden z najbardziej rewolucyjnych momentów, jakie kiedykolwiek miały miejsce, nie tylko w historii samochodów i produkcji, ale w całej historii biznesu.

Trzy typy procesów, których potrzebuje każda firma

Wiesz to procesy to zbiór logicznych instrukcji, które należy wykonać od początku do końca , ale czy wiesz, że istnieją trzy rodzaje procesów? To są:

• Procesy zarządcze
• Procesy operacyjne
• Procesy wspierające

Procesy zarządzania

Procesy zarządzania nie są tak skupione na wykonaniu zadania od początku do końca, jak na planowaniu i prognozowaniu przyszłości działalności firmy.

Przykładem procesu zarządzania może być dyrektor generalny planujący, jak najlepiej zorganizować czas i energię zespołu marketingowego na kampanię PR. Część procesowa polegałaby na alokacji zasobów, określeniu ram czasowych i sprawdzeniu, czy systemy działają i są zoptymalizowane.

Procesy operacyjne

Procesy operacyjne dotyczą podstawowego procesu biznesowego. Jeśli prowadzisz firmę produkującą koszulki, jednym z Twoich głównych procesów operacyjnych jest przyjmowanie zamówień przez telefon. Innym byłoby odbieranie wyprodukowanych koszulek w celu wysyłki.

open pdf in chrome

Niezależnie od tego, czym zasadniczo zajmuje się Twoja firma, powinny istnieć niezawodne procesy, dzięki którym Twoja firma będzie skalowalna i wydajna.

Procesy wspierające

Niespodzianka niespodzianka — procesy wspierające wspierają procesy zarządcze i operacyjne. Firma opiera się na tych procesach, aby wspierać planowanie I czyn części biznesu. Są to procesy takie jak wsparcie techniczne, wdrażanie pracowników czy zatrudnianie stażysty.

Chociaż nie jest to sposób, w jaki firma robi, aby zarabiać pieniądze, ułatwia to główny strumień przychodów i sprawia, że ​​procesy zarządzania mają czym zarządzać, a procesy operacyjne są możliwie pozbawione tarć.

Anatomia procesu

Kiedy proces jest dokumentowany na papierze (lub, miejmy nadzieję, cyfrowo), odbywa się to w formie standardowego dokumentu procedury operacyjnej. Chociaż nie są to rzeczy, które można przeczytać podczas 18-godzinnego lotu, znacznie ułatwiają zrozumienie, rozpowszechnianie, nauczanie i optymalizację procesów.

SOP może zawierać:

• Nagłówek zawierający tytuł, datę, autora i identyfikator
• Lista instrukcji krok po kroku
• Zespół lub osoba odpowiedzialna za wykonanie każdego zadania
• Zasoby (sprzęt, pieniądze, czas, zespoły wspierające), których użytkownik będzie potrzebował
• Odniesienia do innych standardowych procedur operacyjnych

Zazwyczaj przedsiębiorstwa i organy rządowe będą tworzyć złożoną dokumentację SPO. Kliknij Tutaj jako przykład dokumentu wprowadzającego do zestawu SOP stworzonych przez General Electric dla pracowników pracujących z systemami sterowanymi przez UNICORN. Zauważysz, że znajduje się tam tabela numerów kodów i oznaczeń SOP, a także wyjaśnienia terminologii.

Uzyskaj wyciąg z rzeczywistej SPO dotyczącej zakupu pojazdu Tutaj . Ponownie jest bardzo dokładny i wykorzystuje ten sam styl, którego używa wiele firm, aby upewnić się, że SOP jest wodoszczelny.

… Ale czasami SOP nie będzie aż tak skomplikowany.

Mniejsze firmy piszą wydajne procesy, które po prostu wykonują zadanie, a zapotrzebowanie na autora i identyfikator SOP jest mniejsze, gdy są pisane za pomocą oprogramowania SOP, które utworzy to ręcznie. To samo dotyczy sekcji referencji, która jest teraz realizowana za pomocą hiperłączy. Poniżej znajduje się prosta SOP stworzona przez Process Street:

Procesy problemów rozwiązują

W Manifeście listy kontrolnej — książce, o której nie możemy przestać mówić o — Atul Gawande opowiada o tym, jak wdrożył proces bezpieczeństwa w szpitalu Johns Hopkins.

Wydawało się to proste i nie było tak fajne, jak inne pomysły, jakie mieli, na przykład chirurgia robotyczna. Ale w rzeczywistości było to najskuteczniejsze narzędzie, jakie można było zastosować, a była to tylko kartka papieru.

W ankiecie przeprowadzonej po wdrożeniu listy kontrolnej 78% personelu medycznego szpitala stwierdziło, że zauważyło, że lista kontrolna zapobiega błędom. I ostateczny dowód: 93% chirurgów chciałoby, aby ta lista kontrolna była na nich stosowana, gdyby znajdowali się na sali operacyjnej i przechodzili operację.

Oto proces:

Następny przykład jest bardziej namacalny i katastrofalny.

Rankiem najgorętszego dnia w roku — 17 lipca 1865 r. — w Whitemarsh Township w Pensylwanii dwa pociągi wypełnione głównie dziećmi zderzyły się, zabijając około 60 osób i raniąc ponad 100.

Malowidło przedstawiające Wielki wrak pociągu z 1856 roku autorstwa nieznanego artysty

Powód? Wikipedia to ma katalogowany jako „błąd ludzki”.

Pociągi ciągnęły znacznie więcej wagonów, niż były w stanie obsłużyć, co oznaczało, że maszyniści musieli okresowo się zatrzymywać, aby odzyskać ciśnienie w silniku potrzebne do dalszej jazdy. Z powodu tego nieregularnego zachowania pociąg nie jechał zgodnie z harmonogramem i nie poinformował o tym okolicznych stacji.

Kierowca myślał, że uda mu się nadrobić stracony czas i dotrzymać harmonogramu, więc włączył silnik, wybierając alternatywny tor i myśląc, że ominie go Aramigo , inny pociąg odjeżdża z Wissahickon mniej więcej w tym samym czasie.

Na ślepym zakręcie kotły obu pociągów zderzyły się, powodując eksplozję słyszalną w promieniu do 5 mil. Trzy wagony znajdujące się najbliżej kotłów zostały rozerwane na drzazgi, a pozostałe zapaliły się i wykoleiły.

how to insert a letterhead in word

W odpowiedzi na tę katastrofę Kolej Północna Pensylwania dostosowali swoje procesy. Orzekły, że żadne dwa pociągi jadące w dwóch kierunkach nie będą dzielić tego samego toru, a komunikacja telegramowa z pobliskimi stacjami została wprowadzona obowiązkowo.

Wykorzystanie procesów w Twoim biznesie

W dzisiejszych czasach firmy nie czekają (zazwyczaj) na katastrofalną awarię, zanim zastanowią się nad procesami. Jeśli formalnie nie korzystasz z procesów, nigdy nie jest za wcześnie.

Załóż darmowe konto Process Street i zacznij tworzyć procesy, systematyzować swój biznes i dzielić zadania. Jak widzieliśmy, procesy mogą zwiększyć produktywność o 24 000%.

Dostawać Kompletny przewodnik po zarządzaniu procesami biznesowymi

Czy Twój zespół nie dotrzymuje terminów z powodu niepewnych obowiązków?

Czy wdrożenie i szkolenie nowych pracowników zajmuje zbyt dużo czasu?

Firmy wdrażające procesy mają o 280% wyższy wskaźnik sukcesu w swoich projektach (95%) w porównaniu z tymi, które tego nie robią (25%).

Zacznij obniżać koszty w niecały tydzień, usystematyzując pracę swojego zespołu, eliminując wąskie gardła oraz eliminując stratę czasu i wysiłku.

Co jest w książce?

• Co to jest proces? Nienudny przewodnik dla zwykłych ludzi
• Jak procesy chronią Twoją firmę przed awarią i spaleniem
• Dlaczego normalizacja odchyleń szkodzi Twojej firmie
• Co to jest zarządzanie procesami biznesowymi? Naprawdę proste wprowadzenie
• Analiza procesów biznesowych (bez ziewania łamiącego szczękę)
• Dlaczego powinieneś zawracać sobie głowę modelowaniem procesów biznesowych
• Jak przejść na oprogramowanie BPM, gdy używasz tylko papieru
• Reengineering procesów biznesowych: co zrobić, jeśli Twoja firma upada
• Czy outsourcing procesów biznesowych jest odpowiedni dla Twojej małej firmy?