Oliver Peterson 23 maja 2023 Procesy biznesowe , Zarządzanie , Produktywność , Zarządzanie projektami Jako ludzie mamy taką tendencję skoncentruj się bardziej na rzeczach, które musimy zrobić niż rzeczy, które już zrobiliśmy. Jest to tak zwany efekt Zeigarnika, nazwany na cześć rosyjskiego psychologa Bluma Zeigarnik , oznacza, że nasze umysły często krążą wokół wszystkich zadań, obowiązków i notatek, na których naszym zdaniem powinniśmy się skupić. W tym miejscu może pomóc matryca ustalania priorytetów!
Wszystkie te zadania i projekty, które należy wykonać, ta mentalna lista rzeczy do zrobienia, bez jasnej hierarchii ważności, może sprawić, że trudno będzie nam się skoncentrować i faktycznie załatwić sprawę.
Jednym ze sposobów walki z całym tym hałasem Zeigarnika jest zapisywanie wszystkiego. Zrób rzeczywistą listę rzeczy do zrobienia. Badania zostały wykonane i wykazano, że samo zapisywanie zadań może po prostu zwiększyć Twoją efektywność.
Ale nawet mając listę rzeczy do zrobienia, zanim faktycznie cokolwiek zrobisz, musisz mieć jasny obraz swoich priorytetów.
Brzmi dość prosto, prawda? Niestety określenie priorytetów może być trudne. Jest to skomplikowany proces, który obejmuje porównanie kosztów z wartością, wysiłku z czasem, a w przypadku wielu firm prawdopodobnie będzie zaangażowanych wielu różnych interesariuszy.
Rozwiązaniem jest opracowanie procesu ustalania priorytetów.
Posiadanie jasnego procesu planowania zadań lub projektów i decydowania, które z nich należy teraz nadać priorytetowi, może zaoszczędzić czasu na marnowaniu czasu na zastanawianie się nad mniej ważnymi sprawami.
W tym artykule przyjrzymy się jednej z wielu technik uporządkowanie swoich priorytetów – macierz priorytetyzacji. Omówię podstawową ideę i omówię kilka różnych podejść do budowania własnej macierzy ustalania priorytetów. Dostępny jest nawet bezpłatny, gotowy szablon listy kontrolnej, którego możesz użyć, aby poprowadzić Cię przez cały proces.
Autorzy spopularyzowali koncepcję macierzy priorytetyzacji Michaela Brassarda ( Trener pamięci 2 ) I Davida Allena ( Wykonywanie zadań ).
Jestem pewien, że chcesz zobaczyć rzeczywisty szablon, więc oto szybki link:
Możesz kliknąć tutaj, aby uzyskać szablon macierzy priorytetyzacji.
how to move authenticator to new phone
Zacznijmy teraz od podstaw.
Co to jest macierz priorytetów?
Macierz ustalania priorytetów to narzędzie do analizy procesów biznesowych, często używane razem z innym oprogramowaniem bpm lub technikami Six Sigma w celu porównywania wyborów przy użyciu określonych kryteriów i ustalania, czemu należy nadać priorytet.
Można go zastosować do wszystkiego, od prostych zadań po złożone projekty, przez każdego, od pojedynczych osób po duże organizacje.
Matryca priorytetyzacji zapewnia zainteresowanym stronom niezawodny proces rozwiązywania sporów i podejmowania decyzji, na których propozycjach się skupić. Pomagają także eliminować nieuczciwe zachęty i ukryte plany w przypadku ustalania priorytetów projektu, poprzez promowanie konsensusu.
Istnieje wiele form, jakie może przyjąć macierz ustalania priorytetów, w zależności od złożoności kryteriów oceny priorytetów, a także tego, jak zdefiniowano te konkretne kryteria.
Na przykład niektóre macierze to proste siatki 2×2, w których koszt jest wykreślany w funkcji wartości, jak poniżej:
Matryca priorytetów
Inne, jak te stosowane w metodologii Six Sigma, są bardziej skomplikowane i wymagają bardziej szczegółowego podejścia do projektowania i stosowania.
Matryca priorytetyzacji dla Six Sigma
Macierz ustalania priorytetów może również odnosić się do konkretnej techniki Six Sigma służącej ciągłemu doskonaleniu. Jest to jedno z siedmiu narzędzi zarządzania stosowanych w metodologii Six Sigma.
W tym kontekście macierz ustalania priorytetów to wizualny diagram używany do porównywania wielu (co najmniej dwóch) zestawów danych przy użyciu kryteriów ważonych.
Ustalenie priorytetów projektu ma kluczowe znaczenie dla ogólnego procesu poprawy jakości w Six Sigma. W tym przypadku matryce ustalania priorytetów są praktycznymi narzędziami stosowanymi w fazach planowania i analizy różnych metodologii ciągłego doskonalenia, takich jak DMAIC i PDSA.
Te macierze są często bardziej złożone, jak ta macierz przyczynowo-skutkowa do obliczania priorytetów wejściowych (X) i wyjściowych (Y) Six Sigma:
outlook email distribution list
3 rodzaje macierzy priorytetów
W ramach Six Sigma istnieją co najmniej trzy różne typy macierzy ustalania priorytetów, zgodnie z definicją Lynne Hambleton w: Skrzynia skarbów metod wzrostu Six Sigma, narzędzi i najlepszych praktyk: podręcznik informacyjny dotyczący innowacji i wzrostu :
- Pełne kryteria analityczne
- Kryteria konsensusu
- Macierz kombinacji
Pełne kryteria analityczne
Metoda ta jest zdecydowanie najbardziej złożonym typem macierzy ustalania priorytetów, ponieważ wymaga użycia wielu macierzy w celu porównania różnych par opcji przed utworzeniem ostatecznej macierzy.
Najlepiej jest go zarezerwować dla najważniejszych decyzji i najlepiej sprawdza się w mniejszych zespołach (od trzech do ośmiu osób) ze względu na szerszy zakres, który utrudnia osiągnięcie konsensusu przy większej liczbie zaangażowanych osób.
Kryteria konsensusu
Jeśli wszystkie opcje wydają się mniej więcej równe, ta metoda jest uproszczoną wersją pełnych kryteriów analitycznych.
Wykorzystuje również głosowanie ważone, w którym każdej opcji przypisuje się wartość liczbową w celu ustalenia priorytetu.
Działa najlepiej z mniejszą liczbą (mniej niż 10) elementów i kryteriów, aby zachować prostotę.
Macierz kombinacji
Aby nadać priorytet opcjom w oparciu o związek przyczynowo-skutkowy, użyj macierzy kombinacji.
W przeciwieństwie do innych metod, które opierają się na kryteriach, macierz kombinacji jest oparta na przyczynach, co oznacza, że będziesz potrzebować doświadczonego zespołu z dogłębną wiedzą na temat procesu, dla którego optymalizujesz swoje priorytety.
Ta metoda wykorzystuje Schematy w kształcie litery L aby pokazać krytyczne relacje między dwiema lub więcej grupami, w połączeniu z a schemat drzewa zobrazować hierarchię zadań.
Przyjrzę się bliżej matrycy konsensusu w dalszej części postu, po przejrzeniu bardziej uproszczonej metody.
Proste lub złożone macierze są kształtowane przez kryteria, których używają do definiowania priorytetów, a to, jak będzie wyglądać Twoja macierz, w dużej mierze zależy od tego, czemu próbujesz nadać priorytet.
Rzecz w tym, że macierz ustalania priorytetów ma jeden cel: posortować opcje według ważności. Niezależnie od rodzaju matrycy, której używasz, zastosowany proces jest prawie taki sam.
Korzyści ze stosowania macierzy priorytetyzacji
W zasadzie zalety macierzy priorytetyzacji są dość proste. Wspierając ustrukturyzowane podejmowanie decyzji, ułatwiają:
- Jeśli na decyzję wpływa wiele czynników, rozbij złożone kwestie i nadaj im priorytety
- Obiektywnie i jednoznacznie ustal swoje priorytety
- Określ najważniejsze obszary zainteresowania
- Stwórz podstawę do dyskusji o tym, co jest ważne
- Wsparcie zespołu Garner/interesariuszy przy ważnych zakupach
W następnej sekcji omówię etapy tworzenia prostej macierzy siatki 2×2, a następnie przejdę do zbadania, jak używać bardziej skomplikowanej macierzy z kryteriami ważonymi.
Prosta macierz ustalania priorytetów (5 kroków)
W najprostszej formie jest to siatka 2×2, która przedstawia proste, bezpośrednie pojęcia, takie jak pilność i ważność.
Tego rodzaju matryca doskonale nadaje się do ustalania priorytetów zadań w małych firmach i stanowi podstawowy, ale niezawodny proces pozwalający upewnić się, że radzisz sobie ze swoimi problemami Lista rzeczy do zrobienia w możliwie najbardziej efektywny sposób.
Krok 0: Wypisz swoje zadania
Być może już to zrobiłeś lub nie, ale pierwszym krokiem w przypadku każdej matrycy ustalania priorytetów jest sporządzenie listy wszystkich zadań lub czegokolwiek, co próbujesz nadać priorytet.
Krok 1: Jakie są konsekwencje?
Zadaj sobie pytanie, jakie mogą być konsekwencje niewykonania każdego z zadań lub, mówiąc bardziej ogólnie, nie nadania priorytetu określonej opcji.
Krok 2: Co jest ważne?
Podziel swoją listę na dwie kategorie: o wysokim i niskim znaczeniu. Następnie, biorąc pod uwagę wszystkie konsekwencje wymienione w poprzednim kroku, umieść każdą opcję w kategorii, którą uważasz za najbardziej odpowiednią.
Krok 3: Co jest pilne?
Teraz dla wszystkich opcji o wysokim i niskim znaczeniu podziel każdą z nich na kolejną podkategorię o wysokiej i małej pilności. Powinieneś teraz mieć w sumie cztery grupy.
Krok 4: Przypisz wartości liczbowe
Teraz przypisz wartości liczbowe od 1 do 4 do każdej opcji, gdzie niższa liczba oznacza wyższy priorytet.
Jak tak:
- Duże znaczenie i pilność: 1
- Wysoka ważność i niska pilność: 2
- Niska ważność i duża pilność: 3
- Niska ważność i niska pilność: 4
Ta szybka i prosta metoda może pomóc Ci przebić się przez szum mentalny i zacząć wykonywać zadania przy zasadniczo zerowym czasie konfiguracji.
Jeśli chcesz wiedzieć, jak zastosować bardziej zaawansowaną matrycę priorytetyzacji, czytaj dalej.
Jak korzystać z macierzy priorytetyzacji
Niezależnie od matrycy procedura rozpoczyna się od sporządzenia listy wszystkich (nieposortowanych) priorytetów i kończy na tej samej liście uporządkowanej według jakiejś wymiernej metryki.
W tym miejscu przyjrzymy się procesowi stosowania macierzy kryteriów konsensusu, jednej z trzech głównych matryc używanych w Six Sigma.
Proces ten najlepiej przeprowadzić w małej grupie (mniej niż 10 osób).
Proces ten można podzielić na pięć prostych kroków.
0. Zorientuj swój zespół
Zanim zrobisz cokolwiek innego, musisz jasno wyjaśnić cel skonstruowania macierzy priorytetyzacji.
Będzie to obejmować omówienie kontekstu celów firmy, a także mocnych i słabych stron, przed którymi stoi obecnie firma.
Teraz jest także moment, w którym powinieneś upewnić się, że wszyscy zaangażowani w proces zgadzają się co do opcji (rozwiązań, projektów itp.), którym należy nadać priorytet.
Aby ułatwić tego rodzaju komunikację kontekstu organizacji, warto rozważyć wykonanie analizy SWOT lub FMEA i zaprezentowanie wyników swojemu zespołowi.
1. Określ swoje kryteria
Gdy Twój zespół będzie już przygotowany i będziesz mieć jasne pojęcie o tym, jakie opcje będą dla Ciebie priorytetowe, nadszedł czas na określenie kryteriów oceny ważności.
Można to podzielić na dwie części:
- Rzeczywiste kryteria
- Skala ocen, według której ocenia się znaczenie
Ty i Twój zespół powinniście skupić się na kryteriach, które wyraźnie odróżniają opcje ważne od nieistotnych. Celuj w około pięć do dziesięciu różnych kryteriów.
Chcesz mieć wystarczającą liczbę kryteriów, aby rozsądnie rozróżnić swoje priorytety, ale nie za bardzo, aby konsensus stał się trudny.
Możesz na przykład uwzględnić takie kryteria, jak:
windows 11 without microsoft account
- Jaką wartość oferuje klientowi dana opcja
- Niezależnie od tego, czy ma to znaczenie regulacyjne
- Wpływ długoterminowy i krótkoterminowy
Decydując o skali ocen, ważne jest, aby oprzeć ją na konkretnym punkcie odniesienia, który każdy będzie wyraźnie rozumiał. Poniższa tabela ładnie to ilustruje, w prawej kolumnie:
2. Nadaj każdemu z kryteriów wartość ważoną
Następnie umieść kryteria w kolejności malejącej według ważności, tak aby najważniejsza opcja znajdowała się na górze, i nadaj każdemu z kryteriów wartość ważoną.
Upewnij się, że wszyscy zaangażowani zgodzili się na tę wagę.
Aby przedłużyć przykład użyte powyżej, możesz podać następujące wartości ważone:
Wymagana usługa lub produkt: Waga = 5
Dopasowanie strategiczne: waga = 4
Wartość dla klienta: Waga = 4
Ta ważona wartość reprezentuje względną wagę każdego kryterium i zostanie wykorzystana do obliczenia końcowego wyniku.
3. Przygotuj matrycę
Zrób listę kryteriów po lewej stronie, umieszczając wagę, wartości punktacji i opcje u góry, tak jak poniżej:
spectrum customer service
Wypełnij wszystkie pozostałe szczegóły, a będziesz gotowy do punktacji swojego stołu.
4. Oceń każdą opcję
Przejrzyj każdą opcję pod kątem wszystkich kryteriów i zdecyduj, jaki wynik uważasz za odpowiedni. Nie zapisuj jeszcze tej wartości w kolumnie po prawej stronie, ponieważ musisz jeszcze obliczyć wagi.
Jeśli to możliwe, pomocne jest wspólne ustalanie wyników w zespołach, a nie w pojedynkę. Ułatwi to osiągnięcie konsensusu i pomoże złagodzić uprzedzenia. W idealnym przypadku chcesz ocenić każdą opcję przez dwa różne zespoły i uśrednić wyniki.
Pracując w zespołach zyskujesz:
- Bardziej obiektywne i wiarygodne wyniki
- Jeśli masz wiele opcji do sprawdzenia, podzielenie pracy na zespół ludzi może poprawić wydajność i przyspieszyć działanie
- Wiele zespołów, które uzyskały tę samą opcję, oznacza, że możesz uzyskać wgląd w to, jak dobrze zdefiniowano Twoje kryteria i czy wszyscy w Twojej organizacji naprawdę rozumieją cel ćwiczenia na tym samym poziomie
- Można dokładniej określić spójność i skuteczność skali ocen
W trakcie procesu punktacji (ale najlepiej przed, na etapie orientacji) zapewnienie zespołowi zasobów, takich jak plany strategiczne i zasady firmy, pomoże upewnić się, że członkowie zespołu będą w stanie dokonać odpowiednio przemyślanej oceny.
5. Oblicz wyniki ważone dla każdej opcji
Kiedy już zdecydujesz się na punktację, pomnóż odpowiedni wynik przez wartość wagową każdego kryterium i zapisz wartość w prawej kolumnie.
Na koniec dodaj wszystkie wartości dla każdej opcji i zapisz skumulowany wynik w dolnym wierszu.
Opcje są następnie uszeregowane według priorytetu na podstawie ich całkowitego wyniku.
6. Porównaj swoje wyniki z wynikami swojego zespołu
Każdy powinien był ocenić swoje opcje i mieć wstępną listę uporządkowanych priorytetów.
Teraz nadszedł czas na otwartą dyskusję ze swoim zespołem, podczas której możesz porównywać i konsolidować notatki, aby stworzyć główną listę, z którą wszyscy się zgodzą.
Jeśli w Twojej grupie nie ma zgody, oceny liczbowe pozwalają na szybkie i łatwe dostosowanie. Należy spodziewać się dostosowań, a doskonalenie systemu ratingowego lub wartości ważonych należy postrzegać jako etapy cyklu ciągłego doskonalenia.
Pomimo najlepszych intencji musisz pamiętać, że matryca ustalania priorytetów jest narzędziem pozwalającym ustalić wykonalną hierarchię ważności. Nie jest to ranking ostateczny, ostateczny i priorytetowy dla każdej opcji, który można (i należy) kwestionować, niezależnie od uzyskanej liczby punktów.
Na koniec warto wspomnieć, że świetnym pomysłem jest przejrzenie wyników analizy jak największej liczby zainteresowanych osób. Interesariusze, klienci i inni pracownicy będzie w stanie przekazać Ci cenne informacje zwrotne na temat wyników analizy macierzy priorytetów.
Bezpłatny szablon matrycy ustalania priorytetów
Ten prosty (i bezpłatny!) szablon matrycy priorytetyzacji pomoże uprościć cały proces przygotowania i stosowania matrycy priorytetyzacji dla Ciebie lub Twojej firmy:
Kliknij tutaj, aby uzyskać szablon macierzy priorytetyzacji
Możesz go użyć do usprawnienia każdego kroku, od podjęcia decyzji, którym opcjom nadać priorytet, po udostępnienie wyników odpowiednim zainteresowanym stronom, a nawet automatycznie utworzy dla Ciebie prostą matrycę! Funkcje Process Street, takie jak logika warunkowa i dynamiczne terminy, zmniejszają obciążenie pracą żmudnych, powtarzalnych zadań.
Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, załóż bezpłatne konto Process Street już dziś i zdobądź ponad tonę gotowych szablonów, które pomogą Ci w ustalaniu priorytetów i zarządzaniu procesami biznesowymi.
Co dalej?
Masz jasno określone priorytety, teraz czas na działanie. Charakter Twoich priorytetów określi, dokąd pójdziesz.
Jak wygląda Twój priorytet numer jeden? Być może jest to problem związany z konkretnym procesem, którym należy się zająć. W takim przypadku przydatna może być poniższa tabela:
Oto kilka metodologii ciągłego doskonalenia, które możesz wykorzystać, aby osiągnąć swój priorytet numer jeden:
- Projekt dla Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: Kompletny przewodnik po Lean Six Sigma w 5 kluczowych krokach
- 7 podstawowych zasad Six Sigma, wokół których możesz zbudować swój biznes
Czy ten artykuł był dla Ciebie przydatny? Czy było coś, czego nie byłeś pewien? Daj nam znać w komentarzach poniżej, a my postaramy się Ci pomóc w każdy możliwy sposób.
