Definicja zarządzania procesami: co to jest i dlaczego jest potrzebne natychmiast

Firma może funkcjonować w pełni jedynie przy właściwym zarządzaniu procesami. Ale jaka jest rzeczywista definicja zarządzania procesami?

Ponieważ wiele firm przeszło na pracę zdalną podczas pandemii w 2020 r., wiele procesów zarządzania również stało się cyfrowych. Podczas gdy pracownicy w końcu wrócili do swoich biur, zarządzanie procesami znalazło nowy dom w chmurze.

Przy tej nagłej zmianie i zainteresowaniu doskonaleniem zarządzania procesami warto głębiej przyjrzeć się, czym właściwie jest zarządzanie procesami. Jako firma, która, szczerze mówiąc, skorzystała na tej zmianie, mamy w tej sprawie wiele do powiedzenia.

W tym artykule zdefiniujemy zarządzanie procesowe, porozmawiamy o jego korzyściach i wyzwaniach oraz doradzimy, jak wdrożyć je w Twoim biznesie.

Na koniec dodamy nawet darmowy szablon, który pomoże Ci zacząć.

Definicja zarządzania procesowego

OK, czym dokładnie jest zarządzanie procesami?

Zarządzanie procesami – lub zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) – to technika stosowana przez organizacje do analizowania, optymalizacji, monitorowania i kontrolowania różnych procesów biznesowych.

myworkday login

Dzięki BPM firmy mogą:

• Automatyzuj powtarzające się procesy, aby zawsze przebiegały sprawnie
• Analizuj przeszłe procesy, aby zobaczyć, co poszło dobrze, a co nie
• Śledź wskaźniki w różnych procesach
• Przeprowadź analizę ryzyka, aby złagodzić przyszłe ryzyko
• Zmierz efektywność, korzystając z wcześniejszych danych

Po co zawracać sobie głowę zarządzaniem procesami?

BPM jest czymś, czego potrzebuje każda organizacja, ponieważ pomaga lepiej zrozumieć Twój biznes.

Korzystając z BPM, możesz analizować wszystkie procesy biznesowe, aby znaleźć nieefektywności i znaleźć rozwiązania, które pozwolą je naprawić i zoptymalizować. Dzięki temu codzienne operacje przebiegają znacznie płynniej i usprawnia zarządzanie zasobami.

Ale to tylko drobne korzyści.

Inne korzyści wynikające z takiego rozwiązania są ogromne. Nie tylko oszczędza to czas i pieniądze Twojej organizacji, ale także pozwala Twojej firmie znacznie szybciej reagować na wymagania klientów i rynku.

Korzyści z jasnego zdefiniowania zarządzania procesami

Zrozumienie definicji BPM oznacza, że ​​można go lepiej odróżnić od zarządzania programami i projektami. Znajomość różnicy pomiędzy trzema rodzajami procesów oznacza, że ​​będziesz w stanie efektywnie wykorzystać je wszystkie.

how to double space word doc

W przypadku BPM należy pamiętać, że dotyczy to procesów powtarzalnych w Twojej organizacji. Są to zazwyczaj procesy trwające w firmie i nie mające określonego celu, jak np. wdrożenie pracownika. To największy czynnik różnicujący.

Zarządzanie projektami to dostarczanie określonego produktu lub usługi. Ma wyraźny początek i koniec. Projekty to zazwyczaj jednorazowe projekty, które się nie powtarzają, a zespół może pracować tylko nad jednym na raz.

Zarządzanie programami plasuje się gdzieś pomiędzy tymi dwoma pozostałymi. Zajmuje się zarządzaniem współzależnościami pomiędzy różnymi projektami. Podobnie jak BPM, zarządzanie programami ma zazwyczaj charakter ciągły, ale w przeciwieństwie do BPM nie obejmuje procesów związanych z firmą jako całością.

Korzyści ze stosowania zarządzania procesami

Zarządzanie procesami jest krytycznym aspektem każdej operacji biznesowej, mającym na celu poprawę wydajności, redukcję kosztów i poprawę ogólnej wydajności. Oto kilka kluczowych korzyści płynących ze stosowania zarządzania procesami:

Zwiększona wydajność

Wdrożenie zarządzania procesami pozwala organizacjom usprawnić swoje działania, wyeliminować zbędne zadania i poprawić produktywność. Dzięki jasno zdefiniowanym procesom pracownicy mogą pracować wydajniej, co prowadzi do oszczędności czasu i kosztów.

Ciągłe doskonalenie

Dzięki zarządzaniu procesami firmy mogą stale monitorować i oceniać swoje procesy, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Dzięki temu mogą na bieżąco wprowadzać niezbędne zmiany, optymalizować przepływy pracy i zwiększać wydajność.

Ulepszona obsługa klienta

Dzięki zwiększonej wydajności i usprawnionym procesom organizacje mogą zapewnić lepszą obsługę klienta. Procesy takie jak realizacja zamówień, rozpatrywanie reklamacji i wdrażanie klientów można ujednolicić i konsekwentnie realizować, co skutkuje skróceniem czasu reakcji i zadowoleniem klienta.

Oszczędności

Zarządzanie procesami pomaga identyfikować wąskie gardła, zwolnienia i nieefektywności, umożliwiając przedsiębiorstwom optymalizację alokacji zasobów i redukcję kosztów. Eliminując niepotrzebne kroki i automatyzując procesy wykonywane ręcznie, organizacje mogą osiągnąć znaczne oszczędności.

Lepsze podejmowanie decyzji

Zarządzanie procesami zapewnia firmom dane w czasie rzeczywistym i wgląd w ich działalność. Dzięki temu mogą podejmować świadome decyzje w oparciu o dokładne informacje, co prowadzi do lepszych wyników biznesowych i osiągnięcia celów strategicznych.

Rodzaje zarządzania procesami

Zarządzanie procesami może wiele zrobić, aby pomóc Ci osiągnąć cele biznesowe, ale musisz znać różne typy, aby wiedzieć, który jest dla Ciebie najlepszy.

Zarządzanie procesami biznesowymi

Ten rodzaj zarządzania procesami koncentruje się na ulepszaniu procesów biznesowych i przepływów pracy w różnych działach lub funkcjach w organizacji. Ma na celu optymalizację procesów, zwiększenie efektywności i dostosowanie ich do celów strategicznych. Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi to świetny sposób na pomoc w skonfigurowaniu systemu zarządzania procesami.

Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami obejmuje planowanie, realizację i monitorowanie konkretnego projektu w celu osiągnięcia określonych celów w określonych ramach czasowych. Zapewnia realizację projektów terminowo, w ramach budżetu i spełniając pożądane standardy jakości.

Zarządzanie przepływem pracy

Zarządzanie przepływem pracy koncentruje się na koordynacji i optymalizacji zadań, działań i zatwierdzeń w ramach zdefiniowanego procesu. Zapewnia sprawny przebieg prac, dotrzymanie terminów i wykonanie wszystkich niezbędnych kroków.

Zarządzanie programem

Zarządzanie programami obejmuje zarządzanie wieloma powiązanymi projektami w ramach skoordynowanego wysiłku mającego na celu osiągnięcie celów organizacyjnych. Polega na nadzorowaniu planowania, realizacji i monitorowaniu wielu projektów oraz zapewnieniu ich zgodności z celami strategicznymi.

Robotyczna automatyzacja procesów (RPA)

RPA polega na wykorzystaniu robotów programowych lub botów do automatyzacji powtarzalnych i opartych na regułach zadań. Ma na celu poprawę wydajności, dokładności i szybkości poprzez ograniczenie ręcznej interwencji i minimalizację błędów.

Jak edukować swój zespół w zakresie definicji zarządzania procesowego

Członkowie zespołu są bardziej podatni na zmiany, niż wielu menedżerów im to przyznaje. Jednak zdecydowanie zbyt często BPM spotyka się z postawą „ustaw i zapomnij”. Niewiele się zmienia.

Jeśli chodzi o kształcenie zespołu w zakresie definicji zarządzania procesami, Twoje podejście jest ważniejsze niż sposób sformułowania definicji. Zadaj sobie to pytanie:

• Dlaczego chcę, aby mój zespół znał definicję zarządzania procesowego?
• Jakie korzyści zespół odniesie ze znajomości definicji?
• Jakie są moje oczekiwania wobec zespołu po rozmowie o BPM?
• Czy chcę pomysłów mojego zespołu, czy też chcę, żeby ogólnie wiedzieli, czym jest BPM?

Jeśli chcesz, aby Twój zespół wiedział, czym jest BPM, prawdopodobnie Twoje podejście nie jest właściwe.

Członkowie Twojego zespołu na co dzień pracują z ustalonymi procesami i prawdopodobnie już wiedzą, co można ulepszyć. Kiedy wprowadzasz zarządzanie procesami w swoim zespole, powinno to być dla ciebie sposób na otwarcie tej linii komunikacji ze swoim zespołem.

Powinni czuć się swobodnie, mogąc od tego momentu zwracać się do Ciebie ze swoimi pomysłami na ulepszenie procesów. Zawsze należy słuchać ich pomysłów.

Zdefiniowano modele zarządzania procesami biznesowymi

Modelowanie zarządzania procesami biznesowymi to akt reprezentowania procesów organizacji, aby można je było analizować, ulepszać i potencjalnie zautomatyzować.

Cała idea modeli BPM polega na fizycznej reprezentacji procesu ułożonej w sposób zrozumiały dla każdego, kto na niego patrzy, niezależnie od tego, czy jest to inżynier, czy interesariusze. Pomyśl o tym jak o mapie myśli.

Przykłady modeli zarządzania procesami

Sposób modelowania procesów biznesowych zależy od Ciebie, ale istnieje kilka dobrze ugruntowanych modeli, które pomogą Ci zacząć.

laptop keys are not working

Wykresy blokowe

Prawdopodobnie najbardziej znane modele, schematy blokowe są proste i łatwe do wykonania. Używając różnych kształtów połączonych strzałkami, możesz łatwo zademonstrować, jak pewne części procesu łączą się z innymi.

Zwykle sprawdzają się one najlepiej w przypadku prostych procesów lub upraszczania bardziej skomplikowanych.

Notacja modelowania procesów biznesowych

Pojęcie modelowania procesów biznesowych (BPMN) odwzorowuje procesy biznesowe za pomocą notacji graficznej. Stworzony przez Object Management Group (OMG), celem BPMN jest uczynienie nawet najbardziej złożonych procesów biznesowych zrozumiałymi dla wszystkich członków zespołu, od programistów po analityków biznesowych.

W rzeczywistości możesz dowiedzieć się, jak utworzyć BPMN za darmo stronie internetowej OMG jeśli jest to model, z którym chcesz iść.

Wykresy gantta

Wykresy Gantta zostały stworzone przez amerykańskiego inżyniera mechanika Henry'ego Gantta i istnieją od ponad 100 lat. Wykresy te najlepiej sprawdzają się w przypadku procesów, w których liczy się czas, ponieważ wykorzystują słupki do śledzenia terminów realizacji określonych zadań lub projektów.

Wykresy Gantta są sekwencyjne i bardzo łatwe do zrozumienia. Nie bez powodu są one nadal powszechnie używane.

Diagramy przepływu danych

Diagramy przepływu danych (DFD) umożliwiają wizualizację strumieni danych. DFD działają jak schematy blokowe, ale generalnie mają znacznie większy klucz, który pomaga zachować przejrzystość i uporządkowanie różnych kształtów i kolorów.

Pomagają one w zobaczeniu przepływu danych w ramach procesu i pomiędzy procesami. Są na ogół lepsze dla Twojego zespołu, a nie dla interesariuszy, ponieważ mogą być nieco skomplikowane w zależności od ilości reprezentowanych danych.

how to prevent teams from showing away

Wdrożenie systemu zarządzania procesami

Wdrożenie systemu zarządzania procesami, nawet dla poszczególnych procesów, nie musi być skomplikowane. Po prostu wykonaj następujące kroki:

Jasno określ cele i zadania

Zapewni to podstawę do identyfikacji procesów krytycznych, którymi należy zarządzać i które należy udoskonalić. Zapewniając zgodność systemu zarządzania procesami z ogólną strategią biznesową, organizacje mogą ustalać priorytety swoich wysiłków i podejmować lepsze decyzje dotyczące optymalizacji procesów.

Zaplanuj istniejące procesy

Obejmuje to dokumentowanie etapów, wejść, wyników i interesariuszy zaangażowanych w każdy proces. Mapowanie procesów zapewnia wizualną reprezentację sekwencji działań i pomaga zidentyfikować potencjalne wąskie gardła, nieefektywności i nadmiarowości w procesach.

Zidentyfikuj możliwości ulepszeń

Odbywa się to poprzez ocenę wydajności, efektywności i wydajności każdego procesu. Można zdefiniować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), aby mierzyć powodzenie procesów i śledzić postęp w osiąganiu celów doskonalenia.

Optymalizuj procesy

Ulepszenie procesu można osiągnąć za pomocą różnych podejść, takich jak:

• Eliminacja zbędnych kroków
• Automatyzacja zadań ręcznych
• Przedefiniowanie ról i obowiązków
• Wdrażanie najlepszych praktyk ze standardów branżowych

Dzięki ciągłemu monitorowaniu i analizie procesów organizacje mogą identyfikować obszary wymagające optymalizacji i wdrażać zmiany w celu zwiększenia wydajności.

Wyzwania związane z wdrożeniem nowego systemu zarządzania procesami

Wdrożenie nowego systemu zarządzania procesami może wiązać się z wieloma wyzwaniami. Oto niektóre typowe przeszkody, jakie organizacje mogą napotkać podczas tego procesu:

Odporność na zmiany

Wdrożenie nowego systemu zarządzania procesami często wymaga zmiany sposobu myślenia i zmian w ustalonych przepływach pracy. Opór wobec zmian może wynikać ze strony pracowników, którzy są przyzwyczajeni do istniejących procesów i mogą wahać się przed przyjęciem nowych sposobów pracy.

Brak wpisowego

Pomyślne wdrożenie systemu zarządzania procesami zależy od wsparcia i akceptacji kluczowych interesariuszy. Jeżeli decydenci i liderzy nie w pełni rozumieją korzyści lub nie dostrzegają wartości systemu, uzyskanie niezbędnego wsparcia i zasobów może być trudne.

create word collage

Ograniczone zasoby

Wdrożenie nowego systemu wymaga inwestycji w technologię, szkolenia i zasoby. Ograniczone budżety lub ograniczenia zasobów mogą stanowić wyzwanie w zakresie zakupu niezbędnych narzędzi i przydzielenia odpowiednich osób do kierowania procesem wdrażania.

Zarządzanie danymi

Wdrożenie systemu zarządzania procesami często wiąże się ze zbieraniem i analizowaniem dużych ilości danych. Skuteczne zarządzanie i organizowanie tych danych może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli organizacje nie posiadają skutecznych procesów zarządzania danymi.

Integracja z istniejącymi systemami

Organizacje mogą mieć już ustalone systemy i narzędzia, a integracja nowego systemu zarządzania procesami z istniejącymi systemami może być złożonym zadaniem. Zapewnienie bezproblemowej integracji i płynnego przepływu danych między różnymi systemami może stanowić wyzwanie.

Szablony zarządzania procesami

Sprawdź nasz wpis na blogu na temat procesów niezbędnych dla zespołów HR. Czasami lepiej najpierw wdrożyć BPM w zespołach HR, a ten post zawiera 60 darmowych szablonów, które Twój zespół może wypróbować.

Jeśli nie możesz się zdecydować, który z nich wypróbować jako pierwszy, polecam ten:

Jak zoptymalizować system zarządzania procesami

Optymalizacja systemu zarządzania procesami polega na stworzeniu systemu ciągłego doskonalenia.

Ciągłe doskonalenie oznacza, że ​​nigdy się nie ustatkujesz. Nie ma mowy o tym, że to działa świetnie, zostawmy to tak, jak jest, ale raczej o podejściu: To działa świetnie, ale czy jest sposób, żeby było jeszcze lepiej?

Mamy cały wpis na blogu pełen porad, jak korzystać ciągłe doskonalenie w celu optymalizacji procesów jeśli chcesz dowiedzieć się więcej.