Microsoft Excel przepływy pracy są realną rzeczą, która istnieje. Czy wiedziałeś o tym? nie zrobiłem tego. Myślałem, że Excel służy tylko do tworzenia wykresów i wykresów, ale to prawda!
W rzeczywistości możesz tworzyć przepływy pracy za pomocą programu Excel. I wcale nie musi to być szczególnie skomplikowane. Myślałem, że będzie to strasznie trudne, ale podstawowy przepływ pracy można wykonać, wykonując 15 prostych kroków.
W tym artykule opiszę etapy tworzenia przepływu pracy w programie Excel wraz z tym, do czego można ich używać.
Omówimy również, czy przepływy pracy w Excelu są naprawdę aktualne w nowoczesnym świecie przepływu pracy i przyjrzymy się kilku świetnym alternatywom.
Chodźmy!
Co to jest przepływ pracy?
Na początek wróćmy do podstaw i opiszmy, czym właściwie jest przepływ pracy.
Przepływ pracy to sekwencja powiązanych ze sobą kroków lub zadań niezbędnych do zakończenia określonego procesu lub osiągnięcia określonego celu. Reprezentuje przepływ działań, informacji i zasobów w organizacji lub środowisku pracy danej osoby.
Przepływy pracy mają na celu usprawnienie i automatyzację powtarzalnych lub złożonych zadań, zapewniając wydajny i spójny postęp pracy. Zapewniają ustrukturyzowane ramy, które definiują porządek, zależności i interakcje pomiędzy różnymi działaniami zaangażowanymi w proces.
Przepływy pracy mogą być ręczne lub zautomatyzowane, w zależności od złożoności i dostępności narzędzi lub oprogramowania wspierającego proces. Narzędzia do automatyzacji, w tym aplikacje lub systemy zarządzania przepływem pracy, mogą pomóc w automatyzacji i usprawnianiu zadań, ograniczając wysiłek ręczny i błędy ludzkie.
Jak utworzyć przepływ pracy w programie Excel
Tworzenie przepływów pracy w programie Excel nie jest tak proste, jak korzystanie z oprogramowania do obsługi przepływu pracy, ponieważ nie zostało ono zaprojektowane jako narzędzie do przepływu pracy, jest to narzędzie arkusza kalkulacyjnego. Jednak nadal istnieją sposoby możesz zrobić a nawet automatyzować przepływy pracy za pomocą programu Excel, więc przyjrzyjmy się procesowi krok po kroku.
how to screenshot on pc keyboard
Krok 1: Zidentyfikuj przepływ pracy
Określ konkretny proces lub zadanie, które chcesz wykonać usprawnij pracę za pomocą programu Excel . Może to być wszystko, od wprowadzania i analizy danych po zarządzanie projektami lub śledzenie zapasów.
Krok 2: Zdefiniuj wejścia i wyjścia
Zidentyfikuj dane wejściowe (dane, formularze lub inne zasoby) wymagane do zainicjowania przepływu pracy oraz pożądane wyniki (raporty, obliczenia lub powiadomienia), których oczekujesz od procesu.
Krok 3: Zaplanuj kroki
Podziel przepływ pracy na poszczególne kroki lub etapy. Rozważ kolejność i zależności poszczególnych kroków. W przypadku złożonych przepływów pracy może być konieczne użycie schematów blokowych lub diagramów w celu wizualizacji procesu.
Krok 4: Utwórz arkusze
Otwórz nowy skoroszyt programu Excel i utwórz arkusze kalkulacyjne dla każdego etapu przepływu pracy. Nazwij każdy arkusz opisowo, aby przedstawić jego cel.
Krok 5: Zaprojektuj formularze wprowadzania danych
Jeśli Twój przepływ pracy obejmuje Krok 6: Wprowadź dane
Zacznij wprowadzać dane do odpowiednich arkuszy lub formularzy. W zależności od przepływu pracy może być konieczne ręczne wprowadzenie danych lub zaimportowanie ich ze źródeł zewnętrznych.
Krok 7: Użyj formuł i funkcji
Wykorzystaj formuły i funkcje programu Excel do automatyzacji obliczeń, manipulacji danymi i analizy danych. Użyj funkcji takich jak
- SUMA
- PRZECIĘTNY
- JEŚLI
- WYSZUKAJ PIONOWO
do wykonywania obliczeń i generowania pożądanych wyników.
Krok 8: Zastosuj formatowanie i formatowanie warunkowe
Odpowiednio sformatuj dane, aby poprawić czytelność. Użyj formatowania warunkowego, aby wyróżnić określone warunki lub wzorce w danych.
Krok 9: Utwórz wizualizacje
Krok 10: Wykorzystaj makra
Jeśli Twój przepływ pracy wymaga powtarzalnych zadań, rozważ użycie makr w celu ich automatyzacji. Makra można nagrywać lub pisać przy użyciu języka VBA (Visual Basic for Applications), aby wykonywać akcje i wykonywać określone zadania jednym kliknięciem.
Krok 11: Wdrożenie sprawdzania poprawności danych
Zastosuj reguły sprawdzania poprawności danych, aby zapewnić integralność danych. Użyj technik sprawdzania poprawności, aby ograniczyć wprowadzanie danych do określonych zakresów, formatów lub list.
Krok 12: Dodaj hiperłącza i nawigację
Jeśli przepływ pracy obejmuje przeskakiwanie między różnymi częściami skoroszytu, utwórz hiperłącza lub przyciski nawigacyjne, aby ułatwić nawigację.
Krok 13: Testuj i iteruj
Po skonfigurowaniu przepływu pracy przetestuj go dokładnie, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami. Zidentyfikuj wszelkie problemy lub obszary wymagające poprawy i wprowadź niezbędne zmiany, aby zoptymalizować przepływ pracy.
Krok 14: Udokumentuj przepływ pracy
Utwórz przejrzystą dokumentację opisującą przepływ pracy, jego cel i etapy. Dołącz instrukcje dotyczące korzystania i utrzymywania przepływu pracy, aby zapewnić spójność.
Krok 15: Przeszkol użytkowników (jeśli dotyczy)
Jeśli inni będą korzystać z przepływu pracy, zapewnij szkolenie, aby upewnić się, że rozumieją, jak skutecznie korzystać z przepływu pracy i postępować zgodnie z nim. Upewnij się, że wiedzą, że to coś więcej niż zwykły arkusz kalkulacyjny.
Pamiętaj, że przepływy pracy w programie Excel mogą być od prostych do złożonych. Zacznij od prostego procesu i stopniowo zwiększaj jego złożoność w miarę poznawania funkcji i możliwości programu Excel. Są nawet tacy szablony, które możesz sprawdzić !
Przypadki użycia przepływu pracy w programie Excel
Excel to wszechstronne narzędzie, które można zastosować w różnych przypadkach użycia w przepływie pracy w różnych branżach i funkcjach. Oto pięć typowych przypadków użycia, w których przepływy pracy programu Excel mogą znacznie poprawić wydajność i usprawnić procesy:
Wprowadzanie i analiza danych
Excel jest szeroko stosowany do zadań związanych z wprowadzaniem i analizą danych, tworząc ustrukturyzowane formularze wprowadzania danych, stosując walidację danych oraz wykorzystując formuły i funkcje. Możesz zautomatyzować obliczenia, przeprowadzać analizę danych i generować raporty.
Zarządzanie projektami
Excel to cenne narzędzie do zarządzania projektami, umożliwiające planowanie, śledzenie postępów i zarządzanie danymi związanymi z projektem. Możesz tworzyć wykresy Gantta, listy zadań i osie czasu, aby wizualizować harmonogramy projektów.
Ma formatowanie warunkowe, które można wykorzystać do wyróżnienia kamieni milowych, terminów i ścieżek krytycznych. Integrując dane projektu z formułami i funkcjami, możesz zautomatyzować obliczenia, monitorować alokację zasobów i śledzić wydatki projektu.
Budżetowanie i planowanie finansowe
Excel jest powszechnie używany do budżetowania i planowania finansowego. Możesz tworzyć kompleksowe szablony budżetów, śledzić wydatki, prognozować przychody i obliczać wskaźniki finansowe.
Wbudowane funkcje, takie jak SUMA, ŚREDNIA i JEŻELI, umożliwiają wykonywanie obliczeń i analizę danych finansowych. Łącząc arkusze kalkulacyjne i wykorzystując weryfikację danych w programie Excel, możesz zapewnić dokładne i spójne planowanie finansowe.
Zarządzanie zapasami
W przypadku przepływów pracy związanych z zarządzaniem zapasami można śledzić poziomy zapasów, ruchy zapasów i punkty ponownego zamawiania oraz zarządzać nimi. Funkcja formatowania warunkowego może wyróżnić niski poziom zapasów lub nadchodzące daty ponownego zamówienia. Korzystając z formuł i funkcji, możesz zautomatyzować obliczenia zapasów, takie jak ponowne zamówienie ilości i całkowita wycena zapasów.
Zasoby ludzkie
Excel jest przydatny w przepływach pracy związanych z zasobami ludzkimi (HR), w tym w zarządzaniu danymi pracowników, śledzeniu obecności, wdrażaniu pracowników i ocenie wyników. Można go wykorzystać do tworzenia baz danych pracowników, rejestrowania danych osobowych, śledzenia urlopów i naliczania wynagrodzeń.
Korzystając z formuł i funkcji, możesz zautomatyzować obliczenia frekwencji, generować raporty i przeprowadzać analizy HR. Aby zidentyfikować zaległe oceny lub wymagania szkoleniowe, można zastosować formatowanie warunkowe.
Funkcje przepływu pracy programu Excel
Oto zestawienie niektórych funkcji programu Excel, które widzieliśmy już w przypadkach użycia, wraz z kilkoma innymi naprawdę przydatnymi:
Wprowadzanie i walidacja danych
Excel zapewnia przyjazny dla użytkownika interfejs do wprowadzania danych. Możesz projektować niestandardowe formularze wprowadzania danych, korzystając z funkcji programu Excel, takich jak sprawdzanie poprawności danych, listy rozwijane i ograniczenia wprowadzania danych. Dzięki temu dane wprowadzane do skoroszytu podlegają określonym regułom lub odpowiadają wcześniej zdefiniowanym kryteriom.
Obliczenia i wzory
Formuł można używać do wykonywania podstawowych operacji arytmetycznych, agregowania danych, wykonywania obliczeń warunkowych i nie tylko. Obliczenia te można osadzić w przepływie pracy, aby wygenerować wyniki i usprawnić procesy.
Formatowanie warunkowe
Formatowanie warunkowe umożliwia wyróżnienie określonych warunków lub wzorców w danych. Konfigurując reguły, możesz automatycznie formatować komórki na podstawie zdefiniowanych kryteriów.
Może to być przydatne do wizualnej identyfikacji ważnych danych, błędów lub trendów, ułatwiając analizę i interpretację informacji.
Analiza danych
Istnieją różne narzędzia do analizy danych, takie jak tabele przestawne, Power Query i Power Pivot, które umożliwiają wydajne analizowanie i przekształcanie dużych zestawów danych. Narzędzia te mogą pomóc w filtrowaniu, sortowaniu, grupowaniu i podsumowywaniu danych w celu wydobycia znaczących spostrzeżeń.
Logika warunkowa i automatyzacja
Funkcje i cechy logiki warunkowej, takie jak instrukcje JEŻELI, funkcje zagnieżdżone i makra, umożliwiają automatyzację procesów i tworzenie przepływów pracy związanych z podejmowaniem decyzji.
Konfigurując logikę warunkową, możesz poinstruować program Excel, aby wykonywał różne akcje w oparciu o określone warunki. Makra tworzone przy użyciu VBA pozwalają zautomatyzować powtarzalne zadania i wykonać szereg akcji jednym kliknięciem.
Dlaczego Excel nie jest najlepszym miejscem do tworzenia przepływów pracy
Chociaż program Excel może być użytecznym narzędziem w przypadku niektórych przepływów pracy, istnieją ograniczenia, które mogą sprawić, że będzie on mniej odpowiedni w przypadku złożonych lub skalowalnych przepływów pracy. Oto kilka powodów, dla których Excel może nie być najlepszym wyborem dla przepływów pracy w niektórych scenariuszach:
Ograniczona skalowalność
Skalowalność programu Excel jest ograniczona rozmiarem i złożonością danych oraz liczbą użytkowników uzyskujących dostęp do skoroszytu.
Duże zbiory danych lub przepływy pracy wymagające obszernych obliczeń mogą powodować problemy z wydajnością i spowalniać aplikację. W miarę zwiększania się złożoności przepływu pracy i zwiększania się liczby użytkowników program Excel może stać się mniej wydajny i bardziej podatny na błędy.
Brak współpracy w czasie rzeczywistym
Chociaż program Excel oferuje funkcje współpracy, takie jak udostępniane skoroszyty i śledzenie zmian, nie jest przeznaczony do współpracy w czasie rzeczywistym. Wielu użytkowników nie może jednocześnie pracować nad tym samym skoroszytem programu Excel, a aktualizacje wprowadzone przez jednego użytkownika mogą nie być od razu widoczne dla innych.
Ograniczona automatyzacja przepływu pracy
Excel zapewnia podstawowe możliwości automatyzacji za pomocą formuł, funkcji i makr. Jednak tworzenie złożonych i wyrafinowanych zautomatyzowanych przepływów pracy może wymagać bardziej zaawansowanych narzędzi lub języków programowania.
Możliwości automatyzacji programu Excel mogą nie być wystarczające w przypadku przepływów pracy obejmujących skomplikowaną logikę warunkową, integrację z systemami zewnętrznymi lub złożoną manipulację danymi.
Integralność danych i zagrożenia bezpieczeństwa
Pliki programu Excel mogą być podatne na problemy z integralnością danych, zwłaszcza gdy wielu użytkowników jednocześnie pracuje nad tym samym skoroszytem.
Jednoczesna edycja, nieprawidłowe odniesienia do formuł lub przypadkowe usunięcie danych mogą prowadzić do niespójności i błędów w danych. Ponadto plikom może brakować solidnych zabezpieczeń, co czyni je podatnymi na nieautoryzowany dostęp lub naruszenia bezpieczeństwa danych.
onedrive admin center
Alternatywy dla przepływów pracy w Excelu
Jeśli przepływy pracy w programie Excel dobrze się sprawdzają, to świetnie! Nie jestem tu, żeby padać na waszą paradę. Robisz wszystko, co jest najlepsze dla Ciebie i Twojego zespołu. Idź na przód!
Jeśli jednak wypróbowałeś przepływy pracy w programie Excel i nie są one dla Ciebie odpowiednie, rozważ tę alternatywę: oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy.
Wspomniałem o tym trochę w pierwszej sekcji, kiedy definiowaliśmy przepływy pracy, ale warto przyjrzeć się temu nieco bliżej. Excel nie został zaprojektowany do zarządzania przepływem pracy. Chociaż ma taką możliwość, konfiguracja i konserwacja mogą bardzo szybko stać się naprawdę skomplikowane.
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy zostało zaprojektowane tak, aby przyspieszyć i ułatwić przepływ pracy w automatyce budynku. Są znacznie bardziej przyjazne dla użytkownika, oferują wiele takich samych funkcji jak Excel, ale wymagają mniej ręcznej konfiguracji i umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym.
Process Street to doskonałe narzędzie do przepływu pracy, którego możesz używać zamiast Excela, a jeśli chcesz zobaczyć go w akcji i przekonać się, jak bardzo jest inny, zarezerwuj bezpłatną wersję demonstracyjną! Członek zespołu chętnie pokaże Ci, jak to działa i jak może usprawnić Twoją pracę.
